Quy trình kiểm kê hàng tồn kho không hề đơn giản chút nào đối với người mới hay những người còn ít kinh nghiệm. Vì thế việc kiểm kê hàng tồn kho là một công việc khá là mất thời gian mà đòi hỏi chúng ta phải chú tâm hơn và tỉ mỉ. Nếu bạn đang có kho lưu trữ, thì đừng bỏ qua quy trình kiểm kê hàng tồn kho mẫu dưới đây. Các bước hướng dẫn cụ thể sẽ giúp đơn giản hóa quy trình quản lý kho hàng hóa của bạn.
Mục Lục Bài Viết
Kiểm kê hàng tồn kho là gì?
Kiểm kê hàng tồn kho là quá trình kiểm tra, so sánh và điều chỉnh sự chênh lệch giữa số lượng hàng hóa thực tế và số lượng được lưu trong sổ sách.
Vì sao phải kiểm kê hàng tồn kho?
Trong quá trình kinh doanh, bán hàng, khó có thể tránh khỏi việc nhầm lẫn hoặc thất thoát hàng hóa do nhiều lý do khác nhau (hỏng, trộm cắp, bán nhầm…). Vì vậy, chủ cửa hàng cần phải kiểm kê hàng hóa định kỳ. Mục đích là để điều chỉnh số lượng trong sổ sách cho khớp với thực tế. Tìm ra nguyên nhân chênh lệch và đưa ra biện pháp giải quyết.
Quy trình kiểm kê hàng tồn kho đem lại cho chúng ta những lợi ích gì ?
Giúp tránh tổn thất về hàng hóa/ nguyên vật liệu
Nếu chúng ta kiểm kê hàng tồn kho mà không được thực hiện tốt thì có thể chúng ta dẫn tới việc hàng hóa tồn kho lâu ngày dẫn đến bị hỏng hóc và hao mòn hoặc không sử dụng được tiếp… điều này làm mất giá trị của sản phẩm có thể là làm hỏng hóc , gây lỗi thời với mã sản phẩm đó . Điều đó thì đồng nghĩa với việc gây ra tổn thất khá lớn cho doanh nghiệp .
Giúp tiết kiệm chi phí lưu kho
Khi hàng hóa của chúng ta tồn kho với số lượng càng lớn thì đồng nghĩa với việc doanh nghiệp bạn phải chịu thêm các khoản chi phí khác (điện, nước, nhân công…). Chính vì thế để mà giảm bớt đi được chi phí lưu kho thì chúng ta cần làm đó là kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả nhất .
Dự trù được lượng vốn lưu động
Nhập kho quá nhiều sẽ dẫn đến tồn kho lớn và gây lãng phí một lượng lớn vốn lưu động. Khi nhìn vào Báo cáo số lượng hàng hóa tồn kho theo tuần, ngày, giờ. Người quản lý dễ dàng định hướng được việc nhập hàng hóa kịp thời, thông qua đó có sự điều chỉnh dòng vốn lưu động.
Nếu sản phẩm chúng ta là các sản phẩm có khối lượng lớn thì chúng ta nên đầu tư các loại pallet nhựa, pallet gỗ. Để sắp xếp sao cho hợp lý nhất để giúp tối ưu được diện tích sử dụng kho .
Các hình thức kiểm kê hàng tồn kho
Thông thường ta có 3 hình thức kiểm kê chính:
– Kiểm kê khi phát hiện chênh lệch:
Chủ hoặc nhân viên cửa hàng điều chỉnh sổ sách ngay khi phát hiện sai sót, chênh lệch.
– Kiểm kê theo nhóm hàng:
Kiểm kê một hoặc vài nhóm hàng trong cửa hàng. Cách này tốn ít thời gian nên ta có thể thực hiện thường xuyên (hàng ngày/ hàng tuần). Việc kiểm kê định kỳ này sẽ giúp dữ liệu về tồn kho của bạn luôn luôn sát với thực tế nhất.
– Kiểm kê toàn bộ cửa hàng:
Kiểm kê toàn bộ mặt hàng trong cửa hàng. Cách này tốn rất nhiều thời gian, đối với cửa hàng lớn có thể mất đến vài ngày để hoàn thành. Chủ cửa hàng nên lên kế hoạch kiểm kê hàng quý hoặc hàng năm. Khi kiểm kê cần phải đóng toàn bộ cửa hàng. Mục đích là để tránh phát sinh tăng/giảm do bán hàng gây nhầm lẫn cho quá trình kiểm kê. Nên xem xét, lên kế hoạch kiểm kê vào ngày nghỉ hoặc mùa ít khách để tránh việc mất doanh thu.
Quy trình kiểm kê hàng tồn kho
Quy trình kiểm kê hàng tồn kho bao gồm các bước cơ bản sau đây:
Bước 1: Xuất dữ liệu sổ sách
Xuất toàn bộ dữ liệu tồn kho trong sổ sách hoặc phần mềm bán hàng, phần mềm quản lý kho. Lập một danh sách bao gồm tên hàng hóa và số lượng theo sổ sách.
Bước 2: Kiểm tra chênh lệch
Đếm lại từng mặt hàng trong kho, so sánh số lượng tồn kho thực tế với tồn kho sổ sách, liệt kê số lượng chênh lệch của mỗi mặt hàng vào danh sách ở bước 1.
Bước 3: Điều chỉnh
Điều chỉnh lại số lượng trên sổ sách hoặc phần mềm bán hàng cho khớp với số lượng tồn kho thực tế.
Bước 4: Tìm nguyên nhân
Ngoài mục đích kiểm soát số lượng hàng tồn, chúng ta kiểm kê hàng tồn kho để kiểm tra những tổn thất (nếu có) trong cửa hàng đồng thời tìm ra nguyên nhân và phương án giải quyết cho tương lai.
Những điều cần lưu ý
Khi kiểm kê hàng tồn kho cần lưu ý những vấn đề quan trọng sau:
- Chọn thời gian kiểm kê tổng thể vào mùa ít khách.
- Tránh đếm nhầm hàng hóa.
- Kiểm tra từng sản phẩm và ghi lại số liệu rõ ràng.
- Đảm bảo dữ liệu trong sổ sách hoặc phần mềm bán hàng đã được cập nhật trước khi kiểm kê.
- Cố gắng tìm ra những thất thoát bất thường.
- Tìm giải pháp cho thất thoát.
- Luôn nắm được lượng hàng tồn kho trong cửa hàng.
Biết được số lượng tồn kho chuẩn, người quản lý đánh giá được hiệu quả mua bán thực tiễn. Từ đó, điều chỉnh lại phương pháp hoạt động của mình theo hướng tốt hơn.
