Tổ chức lễ khai trương thuận lợi là 1 bước khởi đầu cho quá trình kinh doanh, phát triển của một doanh nghiệp. Và để làm tốt điều đó thì doanh nghiệp có một kế hoạch tổ chức khai trương cửa hàng, siêu thị đó thật ấn tượng và độc đáo để thu hút sự chú ý.
Dưới đây ISAAC là kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương siêu thị chi tiết. Kế hoạch theo các bước mà các cửa hàng, siêu thị có thể dựa trên đó để thực hiện.
Mục Lục Bài Viết
Xác định mục tiêu cần đạt được
Để xác định được mục tiêu chỉ cần trả lời 2 câu hỏi:
Đối tượng hướng tới là ai?
Việc xác định đối tượng hướng tới rất quan trọng. Mà các doanh nghiệp, công ty muốn hướng đến là ai thông qua việc tổ chức sự kiện khai trương.
Quy trình xác định đối tượng của công ty, doanh nghiệp cần nêu rõ và chi tiết. 3Từng nhóm khách hàng về độ tuổi, giới tính, hành vi, thói quen và sở thích của họ. Khi đó việc đưa ra một số phương pháp và xây dựng một chiến dịch tiếp cận phù hợp với từng đối tượng. Sao cho buổi lễ khai trương được nhiều người biết đến nhất là điều hoàn toàn khả thi.
Thông điệp muốn truyền tải là gì?
Thông điệp truyền tải thuộc về mặt ý nghĩa và nội dung của buổi lễ. Cần phải được lên kế hoạch một cách chỉnh chu nhất. Và thông điệp truyền tải của buổi lễ phải thật đơn giản và dễ hiểu. Đồng thời thông điệp phải được truyền tải một cách rõ ràng thông qua những sự kiện của buổi lễ khai trương.
Lên kế hoạch chuẩn bị cho ngày khai trương siêu thị
Khâu chuẩn bị là khâu rất quan trọng trong quá trình tổ chức sự kiện. Bởi rất có thể những sơ suất nhỏ sẽ phá hỏng toàn bộ kết quả của buổi khai trương siêu thị. Nguy hiểm hơn nữa chính là việc để lại ấn tượng không tốt trong mắt khách mời, khách hàng cũng như đối tác.
Khảo sát địa điểm diễn ra khai trương
Không gian tổ chức:
Không gian tổ chức sự kiện khai trương siêu thị là một trong những yếu tố để mọi người đánh giá được quy mô của công trình, dự án được xây dựng một cách chính xác nhất. Tuy nhiên không nhất thiết các sự kiện khai trương đều phải tổ chức ở một không gian rộng lớn, quan trọng là phải thật phù hợp với quy mô của công trình, dự án, và phù hợp với điều kiện tài chính của công ty. Trên hết, không gian tổ chức sự kiện phải thật thoải mái, thoáng đãng, đủ để có thể thực hiện được những công việc đã lên kế hoạch từ trước.
Điều kiện cơ sở
Điều kiện cơ sở của đơn vị tổ chức lễ khai trương siêu thị cần được khảo sát, kiểm tra một cách tỉ mỉ, cụ thể trước khi ký hợp đồng sự kiện. Hai bên nên dựa trên điều kiện cơ sở để thống nhất một mức giá chung và các quy định, cam kết hợp tình hợp lý trong hợp đồng.
Lựa chọn ngày diễn ra sự kiện
Việc lựa chọn ngày tổ chức lễ khai trương siêu thị phải được lựa chọn trước ngày tổ chức một khoảng thời gian. Ngày được lựa chọn phải phù hợp, đảm bảo yếu tố tâm linh, phong thủy và đảm bảo tính thuận lợi cho việc kinh doanh của doanh nghiệp và thu hút những vị khách mời đến tham gia sự kiện.
Doanh nghiệp có thể lựa chọn những ngày tốt và trùng với những ngày cuối tuần để tạo điều kiện thuận lợi nhất cho khách mời tham dự.
Chuẩn bị những thiết bị, dụng cụ cần thiết cho sự kiện
Những thiết bị, dụng cụ như âm thanh, ánh sáng, bàn ghế, khăn trải bàn,… là những vật dụng không thể thiếu trong bất cứ một sự kiện nào và sự kiện khai trương cũng thế nó rất cần thiết để giúp góp phần tạo không khí cũng như mang đến sự sang trọng cho buổi lễ khai trương.
Ban tổ chức doanh nghiệp cần lên kế hoạch thuê hoặc mua sắm những thiết bị, dụng cụ trước buổi lễ diễn ra để giúp sự kiện khai trương cửa hàng được diễn ra thành công và không mắc lỗi nào dù là nhỏ nhất.
Xây dựng phương án quảng cáo, marketing cho siêu thị
Xây dựng những phương án quảng cáo và marketing cho siêu thị được xem là một trong những việc làm đầu tiên mà doanh nghiệp cần thực hiện khi lên kế hoạch chuẩn bị cho ngày lễ khai trương siêu thị. Bởi đó là hình thức để doanh nghiệp tiếp cận khách hàng và đối tác một cách nhanh chóng nhất.
Doanh nghiệp có thể quảng bá, quảng cáo hình ảnh, sản phẩm của siêu thị bằng những cách như:
– Thực hiện đăng những bài viết quảng cáo trên những trang mạng xã hội nổi bật hiện nay như Facebook, Youtube, Zalo, những trang báo điện tử,…
– Thực hiện phát tờ rơi ở những địa điểm quanh siêu thị.
– Thực hiện thiết kế, treo những banner quảng cáo; bảng hiệu ngoài trời để giới thiệu về sự kiện của doanh nghiệp.
Những cách này có thể giúp doanh nghiệp quảng bá được thương hiệu, sản phẩm, địa chỉ của siêu thị và giúp doanh nghiệp có nhiều người biết đến, thiết lập được những khách hàng tiềm năng và những đối tác tin cậy.
Trang trí không gian trong và ngoài siêu thị
Khi trang trí không gian bên trong và bên ngoài cửa hàng thì cần phải chú ý thể hiện được tên cửa hàng, logo, slogan. Cũng như những thông tin mà doanh nghiệp muốn truyền tải thông qua sự kiện khai trương này.
Ngoài ra, là sự kiện khai trương, doanh nghiệp nên trang trí theo phong cách trang nhã, lịch sự. Để thuận lợi cho việc tham quan cũng như mua sắm của khách mời. Và đương nhiên công việc này nên được hoàn tất trước ngày lễ khai trương được tổ chức.
Lập danh sách khách mời dự kiến cho sự kiện
Ngày khai trương của siêu thị có sự tham gia của những đại diện doanh nghiệp là điều cần thiết. Ngoài ra còn có các đối tác, những người nổi tiếng (nếu có). Vì có thể giúp quảng bá hình ảnh của cửa hàng một cách tốt nhất.
Để làm tốt điều này thì ban tổ chức doanh nghiệp cần nắm rõ được danh sách. Cũng như số lượng các khách mời tham dự để có sự chuẩn bị tiếp đón chu đáo và nhiệt tình nhất. Vì đây cũng là cơ hội để kéo những đối tác tiềm năng về với mình.
Lên kế hoạch và chuẩn bị nhân sự cho siêu thị
Ban tổ chức sự kiện hay những công ty tổ chức sự kiện được thuê cho sự kiện này cần có sự bố trí. Và lên kế hoạch, tuyển dụng đầy đủ nhân viên để có thể đảm bảo phục vụ tốt nhất cho ngày khai trương trọng đại của siêu thị.
Dự trù ngân sách trong kế hoạch khai trương siêu thị
Một trong những chuẩn bị mà không doanh nghiệp, công ty nào được bỏ qua. Đó chính là dự trù ngân sách và chi phí cho sự kiện khai trương này.
Việc làm này nên được thiết lập thành một văn bản để đảm bảo những chi tiêu được lên kế hoạch một cách hợp lý nhất. Và cũng là để có những văn bản báo cáo chi tiết, đầy đủ nhất. Được gửi lên cấp trên để có kinh phí kịp thời và nhanh nhất.
Lập kịch bản cho tiết cho ngày khai trương
Một sự kiện khai trương sẽ là sự có mặt của những vị khách mời và đại biểu. Vì thế kịch bản tổ chức cho sự kiện này cần được đảm bảo những bước và yếu tố cần thiết như sau:
– Đầu tiên MC cần giới thiệu thành phần đại biểu và những vị khách mời tham dự lễ khai trương.
– Lời phát biểu của đại diện công ty hoặc có thể là quản lý siêu thị đó
– Chương trình của các tiết mục văn nghệ giao lưu.
– Lễ cắt băng khai trương cửa hàng và tiếp đón khách mời tham quan, mua sắm tại cửa hàng.
Lên kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương siêu thị
Đội ngũ nhân sự cần bám sát vào kế hoạch chương trình đã lên để thực hiện. Nhằm đảm bảo được tính chặt chẽ, tính logic của chương trình. Thông thường, một sự kiện khai trương sẽ được thực hiện theo từng bước cụ thể như bên dưới:
– Tiến hành lễ cúng khai trương siêu thị.
– Bắt đầu đón đại biểu và khách mời.
– Giới thiệu về công ty, doanh nghiệp sở hữu công trình, dự án được khai trương.
– Giới thiệu đội ngũ nhân viên của của siêu thị .
– Bài phát biểu đại diện cả bên phía công ty lẫn phía khách mời.
– Cắt băng khai trương siêu thị.
– Nếu chọn hình thức tổ chức khai trương là ăn uống thì sẽ đến phần khai tiệc.
– Cuối cùng là lời cảm ơn của công ty gửi đến các đại biểu và khách mời đã đến buổi khai trương.
Lập một phương án dự phòng để phòng rủi ro
Để có một sự kiện thành công thì doanh nghiệp cũng cần phải lên một phương án dự phòng những rủi ro bất ngờ có thể xảy ra. Những phát sinh ngoài ý muốn để có thể có các biện pháp xử lý tốt nhất. Và kịp thời nhất cho sự kiện khai trương cửa hàng, siêu thị của doanh nghiệp.
Bài viết là các bước lên kế hoạch khai trương siêu thị cho doanh nghiệp mà ISAAC muốn gửi đến quý doanh nghiệp. Hy vọng giúp doanh nghiệp có một sự kiện thành công nhất.
Ngoài ra, ISAAC có dịch vụ tổ chức khai trương chuyên nghiệp với chi phí cực kỳ cạnh tranh. Đảm bảo cho quý khách có một lễ khai trương thành công và trọn vẹn.
