Trong thời đại 4.0 hóa đơn điện tử trở nên phổ biến với hầu hết các doanh nghiệp. Sử dụng hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn giấy không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn giúp nâng cao dịch vụ khách hàng và thương hiệu doanh nghiệp.
Mục Lục Bài Viết
Hóa đơn điện tử là gì ? Có mấy loại hóa đơn hiện nay
Theo quy định về khoản 1 điều 3 trong Thông tư 32/2011/TT-BTC ( Theo Văn bản Chính Phủ ): “Hóa đơn điện tử được quy định là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Đối với việc khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý sẽ thông qua phương tiện điện tử và đáp ứng các quy định của Bộ Tài Chính.”
Hóa đơn điện tử bao gồm :
- Hóa đơn xuất khẩu
- Thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
- Hóa đơn giá trị gia tăng
- Hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…
- Hóa đơn bán hàng
- Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế,… hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
Nguyên tắc và điều kiện sử dụng
1. Nguyên tắc sử dụng
Kể từ thời điểm bắt đầu chuyển đổi sử dụng phải đảm bảo nguyên tắc: “Xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.”
Trong quá trình thực hiện giao dịch, người bán có trách nhiệm thông báo cho người mua về định dạng hóa đơn điện tử; cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử giữa người bán và người mua. Phải có thoả thuận về yêu cầu kỹ thuật và các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hoá đơn điện tử đó.
2. Điều kiện sử dụng
Để sử dụng hóa đơn điện tử người bán hàng phải đáp ứng các điều kiện như sau:
– Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế hoặc có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
– Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử;
– Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định;
– Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật..
– Có phần mềm bán hàng, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán. Đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
– Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm: Hệ thống lưu trữ, quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu.
Xem thêm: Top phần mềm hóa đơn điện tử
Lợi ích của việc quản lý hóa đơn
Hóa đơn là chứng từ đặc biệt quan trọng trên phương diện quản lý tài chính doanh nghiệp và trên phương diện quản lý thuế của cơ quan nhà nước. Việc quản lý hóa đơn tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp:
- Tiết kiệm được thời gian, nhân lực và chi phí quản lý hóa đơn
- Giúp quá trình tra cứu, tìm kiếm hóa đơn được nhanh chóng
- Giúp việc báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn được chính xác
- Tránh được các rủi ro pháp lý liên quan đến hóa đơn
- Tính an toàn và bảo mật cao
