Sự bùng nổ của chuyển đổi số trong những năm gần đây đã tạo đà cho công nghệ được nhân rộng và ứng dụng phổ biến hơn. Bên cạnh những lợi ích thường thấy như giảm chi phí, tiết kiệm thời gian, nâng cao năng suất,… Quản lý khối lượng công việc lớn minh bạch, hiệu quả chính là yếu tố đưa công nghệ trở thành trợ thủ đắc lực của doanh nghiệp trong kỷ nguyên 4.0.
Trong bài viết này ISSAC viết về cách quản ý khối lượng công việc hiệu quả mà lại cực hay. Hãy cùng theo dõi nhé!
Mục Lục Bài Viết
Quản lý khối lượng công việc là gì?
Quản lý khối lượng công việc có nhiệm vụ đúng như tên gọi của nó. Đó là quá trình phân công và quản lý công việc của nhóm nhân sự một cách hiệu quả để tối ưu hóa năng suất hoạt động.
Nghe thì có vẻ đơn giản, nhưng đừng để bị đánh lừa. Nếu áp dụng sai cách, nó thậm chí có thể làm tăng khối lượng công việc hiện có
Trên thực tế, nhân viên không cảm thấy hài lòng khi phải đảm nhân một khối lượng công việc quá tải. Điều này dẫn đến việc giảm năng suất và nhân viên dễ rơi vào tình trạng ‘kiệt sức’ trong quá trình làm việc.
Nhưng đừng lo lắng!
Khi bạn quản lý khối lượng công việc nhóm một cách hiệu quả, điều kì diệu sẽ xảy ra:
- Các thành viên trong nhóm có sự hợp tác và tinh thần làm việc nhóm cao hơn
- Họ có thể hoàn thành xuất sắc công việc trước khi đến hạn ‘deadline’
- Mọi thành viên đều hài lòng với công việc và nhiệm vụ của họ
Bây giờ, hãy xem cách bạn có thể áp dụng ‘quản lý khối lượng công việc’ vào thực tiễn nhé!
Điều gì khiến doanh nghiệp gặp khó khăn khi quản lý công việc?
Có 3 nguyên nhân chính khiến mọi nỗ lực quản trị công việc của doanh nghiệp đều thất bại:
Kỹ năng quản lý thời gian kém
Thường dành nhiều thời gian cho những công việc ngoài lề và cảm thấy bối rối . Mắc những sai lầm không đáng có khi phải tiếp nhận khối lượng công việc lớn, dồn dập hay phải xử lý vấn đề trong một khoảng thời gian ngắn.
Do những người này không biết sắp xếp mức độ ưu tiên cho từng loại công việc. Thay vào đó, nếu đang làm dở một công việc nhưng khi được giao cho một việc khác. Họ thường bỏ luôn công việc đang làm sang một bên rồi nhảy sang làm việc mới được giao.
Cứ như vậy, kết quả là việc nào cũng dang dở không xong, việc dễ thì chú tâm làm cần thận chau chuốt, việc quan trọng lại làm làm qua loa cho xong rồi biện minh là không đủ thời gian.
Sự phân công khối lượng công việc không rõ ràng
Nhân viên của bạn có thường đổ lỗi, trốn tránh trách công việc hay không? Đây là tình trạng thường xuyên xảy ra tại nhiều doanh nghiệp
Vô số lý do được nhân viên đưa ra để biện minh cho lỗi sai và sự chậm trễ của mình. Tuy nhiên, nhà quản lý lại không có cách nào truy cứu được trách nhiệm thực sự thuộc về ai. Quá trình giao nhận việc thậm chí còn được thực hiện trên nhiều công cụ khác nhau. Do vậy khi gặp vấn đề, cấp trên không nắm được lỗi thực sự là do ai, nguyên nhân dẫn đến vấn đề là gì.
Không có công cụ hỗ trợ
Thật khó để đơn giản hóa việc quản lý khối lượng công việc khi không có sự hỗ trợ của công nghệ. Bởi lẽ với các mô hình quản lý thủ công, bạn không thể nắm được tổng quát công việc của từng nhân sự .
Đặc biệt là với những doanh nghiệp lớn, cấp quản lý phải kiểm soát, theo dõi công việc của hàng chục người khác trong bộ phận.
Làm thế nào để quản lý công việc hiệu quả hơn?
Đây là câu hỏi được nhiều nhà lãnh đạo quan tâm, bởi quản lý công việc không hiệu quả đồng nghĩa với việc:
- Các nhà quản lý, trưởng bộ phận sẽ liên tục bị cuốn vào những cuộc họp, giải trình không có hồi kết
- Nhân viên phải đảm nhận vô số công việc cùng lúc, việc này chưa xong việc khác đã đến
- Giấy tờ trong doanh nghiệp thì chất đống như núi
Nếu tình trạng này cứ liên tục tiếp diễn thì doanh nghiệp sẽ ngày càng thụt lùi. Không thể bắt kịp được với tốc độ phát triển chung của ngành và đối thủ.
Đừng lo lắng, với sự trợ giúp của công nghệ, việc quản lý công việc của doanh nghiệp bạn chỉ là điều dễ như trở bàn tay.
Một phần mềm quản lý công việc sẽ giúp bạn:
- Có cái nhìn tổng quát và chi tiết về các công việc đang phụ trách
- Quan sát được tiến độ công việc của từng thành viên
- Thu hẹp rào cản giao tiếp giữa các phòng ban
- Tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn lực cho doanh nghiệp
Quản lý công việc cũng sẽ trở nên dễ dàng hơn nếu doanh nghiệp sử dụng công cụ cho phép các thành viên trong công ty hoạt động trên cùng một nền tảng.
Tại sao bạn cần một hệ thống quản lý khối lượng công việc?
Dưới đây là một số lý do khác khiến công cụ quản lý khối lượng công việc trở nên cần thiết hơn bao giờ hết:
- Đảm bảo không lãng phí nguồn tài nguyên sẵn có (phần mềm, thời gian, kỹ năng của nhân viên)
- Có một cái nhìn tổng quan và rõ ràng về tiến trình của dự án
- Xem quy trình kinh doanh nào đang làm chậm tiến trình công việc của bạn
- Được thông báo về ngày đến hạn và ngân sách dự án
- Thu hẹp rào cản giao tiếp giữa các phòng ban
Tóm lại, công cụ quản lý công việc cho phép các thành viên trong nhóm hoạt động trên cùng một nền tảng giúp quy trình quản lý trở nên dễ dàng hơn nhiều.
5 bước giúp quản lý khối lượng công việc một cách dễ dàng
Dưới đây là hướng dẫn từng bước để hợp thức hóa quy trình phân bổ khối lượng công việc:
Ứng dụng một phần mềm quản lý khối lượng công việc duy nhất cho nhóm nhân sự
Đôi khi có trường hợp các phòng ban khác nhau sử dụng bộ công cụ làm việc khác nhau.
Điều này khiến việc phân công nhiệm vụ hoặc dự án cho các thành viên trở nên khó hơn mức cần thiết. Không chỉ vậy, tất cả các dữ liệu của công ty bị phân tán rải rác trên nhiều ứng dụng, hoặc tệ hơn là biến mất trong biển email khổng lồ.
Vì vậy, trước khi bắt đầu, hãy cho tất cả các phòng ban hoạt động trên một nền tảng làm việc thống nhất.
Nó sẽ hoạt động như một trung tâm dữ liệu lưu trữ tất cả các quy trình kinh doanh và là công cụ duy nhất để quản lý khối lượng công việc của nhân viên.
Hiểu rõ năng lực của nhóm nhân sự để quản lý khối lượng công việc
- Lập danh sách nhiệm vụ cho mọi dự án
- Tiến hành phán đoán
- Tập trung vào các công việc cần ưu tiên
Tiến hành phân công công việc để quản lý khối lượng công việc
- Thực hiện phân công khối lượng công việc một cách thông minh
- Giao nhiệm vụ một cách hiệu quả
Tăng cường sự hợp tác và giao tiếp trong nhóm
Quản lý khối lượng công việc = Quản lý căng thẳng
- Kiểm tra thường xuyên
- Thúc đẩy sự cộng tác giữa các nhân viên
Gia tăng hiệu quả làm việc của nhóm để có thể giải quyết khối lượng công việc nặng nề
- Xem xét việc tự động hóa các tác vụ thông thường/ lặp lại
- Chuẩn hóa quy trình làm việc với Kanban
- Theo dõi hiệu suất công việc với màn hình Dashboard
Kết luận
Quản lý khối lượng công việc giống như một bộ kit sơ cứu cho công ty vậy. Đó là cách tuyệt vời để bảo vệ sức khỏe cho nhóm nhân sự khi họ đang phải đối mặt với khối lượng công việc quá tải. Không chỉ vậy, nó còn giúp họ tăng năng suất làm việc nhanh chóng! Trên đây ISSAC đã hướng dẫn cách quản lý khối lượng công việc hiệu quả cực hay. Mọi người cùng theo dõi và đón xem nhé.
