Bạn đã từng làm thu ngân ở các quầy thanh toán thì chắc chắn không còn xa lạ gì với máy in hóa đơn. Khi đang thanh toán và bạn nhận ra hết giấy in thì sẽ rất rắc rối nếu bạn không thể thay giấy một cách nhanh chóng đó. Để đảm bảo tốc độ cho việc thanh toán thì bạn nên tham khảo ngay bài viết dưới đây. Isaac sẽ giới thiệu cho bạn cách lắp giấy máy in hóa đơn nhanh chóng mà đơn giản nhất.
Mục Lục Bài Viết
Giấy in hóa đơn là gì?
Giấy in hóa đơn hay còn gọi là giấy in bill. Đây là loại giấy mà khi bạn mua hàng, bạn sẽ nhận được một thứ gọi là hóa đơn. Bao gồm thông tin thanh toán của bạn. Giấy in hóa đơn dùng để in những thông tin đó mà cửa hàng sẽ đưa cho bạn. Hiện nay, các loại giấy in hóa đơn rất dễ bắt gặp tại các siêu thị, nhà hàng, các nhà tạp hóa,… Nó vừa là bằng chứng xác nhận giao dịch; vừa để đối chiếu sản phẩm và giá tiền.
Phân loại giấy in hóa đơn
Việc lắp giấy máy in hóa đơn cần quan tâm nhất đến lựa chọn loại giấy phù hợp cho máy in. Giấy in bill được chia làm 2 loại phổ biến, trong mỗi loại lại chia thành những loại nhỏ hơn. Mỗi loại giấy được thiết kế với những đặc tính riêng sao cho phù hợp với từng loại máy in. 2 loại giấy phổ biến đó là
- giấy in kim
- giấy in nhiệt
Chúng ra sẽ cùng tìm hiểu kỹ các loại giấy này ngay sau đây nhé.
Giấy in kim
Với tên gọi khác đó là Giấy carbonless. Đây là loại giấy được làm từ bột giấy nguyên chất. Được phủ một lớp chất hóa học trên bề mặt, giống như một thứ thuốc nhuộm. Bạn có nhớ cách thức in của những tờ giấy than khi còn đi học tiểu học không? Khi bạn đặt 2 tờ giấy chồng lên nhau và viết ở trang phía trên; thì nội dung sẽ được in ra trang sau bởi khả năng tự in của giấy khi viết. Đặc tính của loại giấy này là hiển thị nhanh, rõ nét không bị nhòe mực trong nhiệt độ cao. Bạn có thể bắt gặp giấy in kim tại các cây ATM sau khi rút tiền; phiếu kiểm kho;… Có 2 loại giấy in kim mà Isaac sẽ liệt kê.
Giấy in kim 2 liên
Giấy in carbon 2 liên với hai màu khách nhau (trắng, hồng,…) giúp dễ dàng lưu thông tin giao dịch và xác nhận giao dịch 2 liên. Sau giao dịch, bên bán và bên mua sẽ giữ riêng mỗi bên một liên. Khi muốn xem xét lại lịch sử giao dịch, mọi thông tin đều được ghi trong liên. Bạn có thể thấy loại 2 liên này khi thanh toán qua quẹt thẻ ATM tại các siêu thị. Siêu thị sẽ đưa cho bạn liên màu hồng.
Giấy in hóa đơn 2 liên Carbon có 3 dạng cơ bản đó là dạng cuộn và dạng khổ.
- Dạng cuộn: cấu tạo thành 2 liên, liên ngoài bằng giấy fort, liên trong là giấy than carbon.
- Dạng khổ: một tập các các tờ chồng lên nhau dùng để in hóa đơn
- Dạng tờ A4, A5: giấy in này có kích thước lớn hơn dùng để in hóa đơn chứng từ.
Giấy in hóa đơn 3 liên
Cũng tương tự giấy 2 liên, tuy nhiên dùng trong việc lưu thông tin giao dịch và xác nhận giao dịch cho 3 liên với 3 màu khác nhau: trắng, xanh, hồng. Thông thường các doanh nghiệp hay sử dụng loại giấy in 3 liên này. Vì một liên sẽ được gửi về cho bộ phận tài chính dễ quản lý. Giấy in 2 liên cũng có 3 loại đó là dạng cuộn; dạng khổ và dạng towd A4, A5. Giấy láng mịn, dai và thân thiện với môi trường.
Giấy in nhiệt
Loại giấy này được sử dụng phổ biến nhất khi tiến hành lắp giấy máy in hóa đơn hiện nay. Giấy in nhiệt hoạt động dựa trên tác động của nhiệt độ tới chất cảm nhiệt được phủ trên bề mặt. Đây là loại bột khi gặp nhiệt độ nó sẽ chuyển sang màu đen. Khi giấy chạy qua đầu in nhiệt của máy in sẽ cho hình ảnh hoặc chữ màu đen hiện lên.
Với ứng dụng này, việc in hóa đơn không cần mực như các máy in truyền thống. Đồng thời tiết kiệm được thời gian, chi phí. Ngoài ra, các cuộn giấy in nhiệt đều được bao bởi lớp phủ giấy bạc. Chống thấm nước, thấm ẩm có thể bảo quản trong thời gian dài. Có 2 loại giấy in nhiệt phổ biến sau:
Giấy in nhiệt K57
Giấy in hóa đơn nhiệt K57 là loại giấy in hóa đơn 1 liên chuyên dùng cho việc in hóa đơn bán lẻ. Cái tên K57 được xuất phát từ kích thước của loại giấy này. Chiều rộng của khổ giấy là 57mm. Khổ giấy này chuyên dùng in hóa đơn bán lẻ; các máy in hóa đơn size nhỏ và vừa; in hóa đơn tiền điện, tiền mạng,…
Giấy in nhiệt K80
Tương tự như K57, K80 thể hiện chiều rộng khổ giấy là 80 mm. Loại giấy này kích thước lớn hơn K57 nên thường được sử dụng để in hóa đơn khổ lớn, thích hợp với các loại máy in có khổ in rộng.
Cách lắp giấy máy in hóa đơn
Vừa rồi chúng ta đã cùng tìm hiểu về giấy in hóa đơn cũng như các loại giấy in hóa đơn. và ngay sau đây sẽ là 5 bước lắp giấy máy in cực kỳ nhanh chóng mà đơn giản.
Bước 1: Lựa chọn giấy in
Như đã đề cập ở trên, bạn cần chọn loại giấy in phù hợp với máy in. Sau đó mới tiến hành. Hiện nay thông dụng nhất là các loại giấy in nhiệt. Nếu là máy in size nhỏ, hãy sử dụng giấy in nhiệt K57. To hơn một chút, hãy sử dụng K80 cho máy in khổ rộng hơn.
Bước 2: Mở nắp máy in hóa đơn
Bước lắp giấy máy in hóa đơn này rất đơn giản. Tuy nhiên có những điều cần lưu ý để đảm bảo an toàn. Đó là bạn cần phải ngắt nguồn của máy tại nút công tắc hoặc rút điện. Mỗi loại máy in sẽ thiết kế một vị trí nút khác nhau nhưng đều rất dễ tìm thấy. Khi tiến hành mở nắp. Có thể máy in thiết kế nắp phía dưới nên hơi khuất so với máy có nắp ở trên. Bạn chỉ cần để ý kỹ một chút là thấy.
Bước 3: Đặt cuộn giấy in hóa đơn mới vào trong máy in
Thao tác này chỉ là cho cuộn giấy in vào phần để giấy của máy. Bạn nên lưu ý về chiều của cuộn giấy nhé. Vì giấy in chỉ có một mặt được phủ bột nên chỉ hiện chữ lên một mặt thôi. Nên bạn phải ngửa ra ngoài và hướng lên phía trên thì khi in mới ra nội dung hóa đơn. Một điều nữa đó là trước khi xuất hóa đơn mới đầu tiên bạn cần xé đoạn giấy chứa keo dán tránh hại đầu in máy in.
Bước 4: Đóng nắp và khởi động lại
Sau khi cắt bỏ phần có keo dán, bạn kéo thừa thêm 1 đoạn của giấy in ra rồi đóng nắp lại. Bật công tác để khởi động nguồn.
Bước 5: Test lại giấy
Bước cuối cùng để lắp giấy máy in hóa đơn đó là kiểm tra lại. Khi bật nguồn máy in, đừng vội in ngay. Hãy kiểm tra lại bằng cách nhấn giữ nút feed tại thân máy in. Nếu máy in hiện thông báo “Print test sucessfull” và tự đẩy cuộn giấy ra nghĩa là bạn đã lắp đúng. Ngược lại, máy phát ra tiếng báo lỗi hay không hiện nội dung Print test thì bạn cần kiểm tra lại.
Những lưu ý và trục trặc khi lắp giấy máy in hóa đơn
Những trục trặc khi lắp giấy máy in hóa đơn
- Nếu máy in của bạn hoạt động nhưng không in ra chữ. Có thể bạn đã lắp ngược cuộn giấy. Để tốt nhất, bạn nên kiểm tra tại bước 5 thật cẩn thận. Một nguyên nhân khác đó là loại giấy đó không dùng cho máy in bạn đang sử dụng.
- Máy in hóa đơn không tự động cắt giấy in. Nguyên nhân phổ biến của trục trặc này là dao cắt của máy in bị hư hoặc chưa lắp cuộn giấy khớp vào dao cắt. Bạn cần mở nắp máy in và kiểm tra lại
Lắp giấy máy in hóa đơn cần lưu ý điều gì?
- Chọn giấy in bill phù hợp với máy in hóa đơn. Nếu giấy không phù hợp máy sẽ chỉ in ra giấy trắng hoặc không hoạt động.
- Nên vệ sinh máy in thường xuyên. Các cuộn giấy in có lõi bằng giấy dễ bị mùn và gây bụi cho hệ thống máy in. Bạn cần thường xuyên kiểm tra để duy trì tuổi thọ của máy.
Tổng kết
Chỉ với những thao tác cực kỳ đơn giản là bạn đã có thể tự lắp giấy máy in hóa đơn một cách nhanh chóng. Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn đọc hiểu hơn về giấy in hóa đơn cũng như cách để thao tác lắp giấy được nhanh nhất. Đặc biệt nếu bạn làm trong các môi trường cần giao dịch hay thường xuyên phải in biên lai, hóa đơn cho khách hàng. Chúc các bạn thành công!.
