Một lời khuyên chân thành cho các doanh nghiệp hiện nay là cần phải có kế toán công nợ để ghi chép; giải quyết các vấn đề liên quan đến công nợ; giúp doanh nghiệp tránh được những thiệt hại không đáng có.
Mục Lục Bài Viết
Kế toán công nợ là gì?
Kế toán công nợ là gì? trước tiên chúng ta tìm hiểu về công nợ là một mảng nhỏ trong công việc của kế toán tổng hợp. Với những công ty có mô hình kinh doanh vừa và nhỏ; thì kế toán tổng hợp kiêm luôn cả việc theo dõi công nợ; tuy nhiên với những doanh nghiệp có mô hình lớn thì phân hệ này sẽ được giao cho một vài cá nhân theo dõi. ISAAC liệt kê các công việc hàng ngày; tháng, quý, năm mà kế toán công nợ cần phải làm và có trách nhiệm.
Kế toán công nợ là một phần thực hành kế toán trong toàn bộ công tác kế toán của một doanh nghiệp; liên quan đến các khoản nợ phải thu và các khoản nợ phải trả. Việc quản lý công nợ tốt không chỉ là yêu cầu mà còn là vấn đề cần thiết ảnh hưởng đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Tùy vào đặc điểm, loại hình sản xuất kinh doanh, quy mô; ngành nghề kinh doanh, trình độ quản lý trong doanh nghiệp và trình độ đội ngũ kế toán để tổ chức bộ máy kế toán cho phù hợp. Tổ chức công tác kế toán công nợ góp phần rất lớn trong việc lành mạnh hóa tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Xem thêm: Bản mô tả công việc nhân viên bán hàng siêu thị
Bản mô tả công việc kế toán công nợ
Mục đích công việc:
Quản lý, theo dõi và đôn đốc các khoản công nợ của công ty liên quan đến khách hàng; nhà cung cấp, nhân viên, cổ đông.
Mô tả công việc kế toán công nợ:
- Nhận hợp đồng kinh tế của các bộ phận
- Kiểm tra nội dung, các điều khoản hợp trong hợp đồng có liên quan đến điều khoản thanh toán.
- Lập và quản lý theo dõi danh sách các hợp đồng mua hàng; bán hàng;
- Lập và theo dõi danh mục khách hàng, nhà cung cấp;
- Kiểm tra và hạch toán các chứng từ liên quan đến mua hàng, bán hàng; thu tiền, chi tiền vào sổ sách kế toán;
- Định kỳ đối chiếu công nợ với khách hàng, nhà cung cấp;
- Theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng, nhà cung cấp;
- Theo dõi hạn thanh toán thu hồi công nợ và đôn đốc việc thu hồi công nợ khách hàng;
- Lập kế hoạch thanh toán công nợ với nhà cung cấp;
- Lập báo cáo công nợ chi tiết phải thu, phải trả;
- Lập báo cáo tình hình thực hiện hợp đồng, thông tin chung về công nợ;
- Theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng mua bán hàng hóa; dịch vụ trong và ngoài nước của các bộ phận;
- Quản lý các hợp đồng, biên bản thanh lý hợp đồng;
- Quản lý, theo dõi các khoản vay;
Sai lầm thường thấy của kế toán công nợ
Công tác theo dõi công nợ không đáp ứng yêu cầu chế độ kế toán:
Không thực hiện việc mở sổ theo dõi thanh toán bằng ngoại tệ
Việc ghi chép thông tin vào sổ kế toán chi tiết không đáp ứng yêu cầu của chế độ kế toán như:
- Nhiều khoản công nợ phải thu khác thuộc các đối tượng khác nhau được theo dõi chung bằng một mã chi tiết công nợ.
- Một số đối tượng công nợ được theo dõi trên nhiều sổ kế toán chi tiết; thể hiện bằng nhiều tài khoản nên không thể thực hiện bù trừ công nợ
- Không thực hiện việc liên kết mã khi hạch toán nên dẫn đến sự chênh lệch giữa sổ kế toán chi tiết và sổ cái.
- Không thực hiện việc theo dõi công nợ theo tuổi nợ; không lập bảng phân tích tình hình công nợ phải thu; phải trả để đánh giá khả năng thu hồi, trả các khoản nợ.
Việc hạch toán công nợ không thực hiện theo đúng quy định:
Hạch toán nhầm các khoản chi phí treo vào công nợ phải thu
- Thực hiện hạch toán vào công nợ phải thu các khoản chi phí; giá trị vật tư chưa có đủ chứng từ hay hợp đồng chưa được phê duyệt;
- Cho cán bộ nhân viên doanh nghiệp vay không lấy lãi với những khoản phải thu khác trong tình hình công ty phải đi vay để có vốn triển khai các hoạt động đầu tư kinh doanh;
- Không thực hiện việc hạch toán điều chỉnh số dư công nợ theo kết quả xử lý của tòa án;
- Không thực hiện việc hạch toán lãi phải thu từ những khoản nợ quá hạn được xác nhận trên biên bản đối chiếu công nợ và được khách hàng ký đồng ý thanh toán;
Hạch toán nhầm các mã công nợ chi tiết
- Không bù trừ công nợ phải thu với cùng một đối tượng; không bù trừ công nợ cùng một nội dung hạch toán của một khách hàng
- Cho phép tạm ứng những khoản không phục vụ mục đích kinh doanh; cho phép một số đối tượng tạm ứng tiếp những lần tiếp theo mà chưa hoàn ứng những lần trước đó
- Sai đối tượng theo dõi công nợ tạm ứng: đối tượng được thể hiện trong sổ kế toán không trùng với đối tượng trên chứng từ kế toán
Chưa thực hiện đầy đủ việc đối chiếu công nợ:
- Đến thời điểm cuối năm; các khoản nợ cần phải thu chưa có đầy đủ các biên bản đối chiếu công nợ
- Việc gửi mail xác nhận công nợ với khách hàng nhận được tỷ lệ phản hồi thấp; dẫn đến các sai sót trong quản lý công nợ
- Chưa xác định được nguyên nhân vì sao số liệu công nợ phải thu từ khách hàng có sự chênh lệch giữa biên bản đối chiếu công nợ và sổ kế toán
- Với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng; kế toán thường không đối chiếu công nợ đầy đủ, đối chiếu công nợ có sự chênh lệch hay tình trạng nhiều công nợ không có đối tượng rõ ràng
Không thực hiện đúng quy định trích lập dự phòng và xử lý nợ:
- Chưa có đủ hồ sơ theo quy định tại Thông tư 107 vẫn tiến hành lập dự phòng theo Nghị định 109
- Các công nợ có số dự trên 3 năm đã tiến hành trích lập dự phòng nhưng chưa được xử lý
- Nhiều công nợ phải thu có số dư từ các năm trước chuyển sang nhưng chưa có biện pháp đốc thúc thu hồi nợ
- Không thực hiện việc rà soát nguyên nhân với những khoản công nợ phải thu còn tồn đọng kéo dài
- Với những khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi không được trích lập dự phòng và xử lý nợ hoặc trích lập không đúng quy đinh
- Không thực hiện việc bù trừ hết các công nợ nội bộ do không xác định đúng tính chất của tài khoản.
Chưa triển khai chặt chẽ công tác thu hồi công nợ:
- Quản lý công nợ lỏng lẻo do không tuân thủ đúng quy định thanh toán trong hợp đồng kinh tế đã ký kết dẫn đến không đủ cơ sở ràng buộc trách nhiệm với khách hàng, làm phát sinh nợ khó đòi
- Công tác thanh quyết toán, đối chiếu công nợ với đối tác, khách hàng không được triển khai thực hiện thường xuyên, gây khó khăn trong việc thu nợ
- Một số khoản nợ không xác định được đối tượng trả nợ nên không có biện pháp xử lý
- Công tác đôn đốc thu hồi nợ không được tiến hành thường xuyên; triệt để, dẫn đến tồn tại một số công nợ khó đòi chưa được xử lý.
Trên đây ISAAC đã tổng hợp lại khái niệm kế toán công nợ là gì? cùng với đó nhiệm vụ, vai trò cũng như bản mô tả công việc của kế toán công nợ trong doanh nghiệp.
