Các nhà đầu tư có tầm cỡ luôn muốn phát triển công việc của mình mạnh mẽ nhất. Và ai cũng muốn thành lập doanh nghiệp để có hướng đi cụ thể, tiến xa trong công việc. Để hình thành một doanh nghiệp hoạt động vững mạnh cần rất nhiều yếu tố. Đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ, để có chỗ đứng trên thị trường cần một hệ thống hoạt động tối ưu. Vậy xây dựng hệ thống kinh doanh cho doanh nghiệp nhỏ cần những gì? Hãy cùng ISAAC GROUP tìm hiểu tại bài viết này nhé!
Mục Lục Bài Viết
Xây dựng bộ máy tổ chức & mô tả công việc
Điều đầu tiên để xây dựng hệ thống kinh doanh là hình thành bộ máy tổ chức doanh nghiệp. Tổ chức thể hiện cơ cấu hoạt động của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp có thể xây dựng bộ máy tổ chức theo các bộ phận, theo địa lý hay theo tuyến sản phẩm. Với doanh nghiệp nhỏ thường sẽ sử dụng xây dựng theo bộ phận. Vì xây dựng bộ máy tổ chức của một doanh nghiệp nhỏ theo bộ phận giúp chủ doanh nghiệp dễ dàng quản lý và phù hợp nhất mới mô hình kinh doanh. Bộ máy tổ chức sẽ đi từ: Giám đốc đến các bộ phận: Bộ phận kinh doanh, Bộ phận sản xuất, Bộ phận kế toán,… Số lượng các bộ phận trong tổ chức phụ thuộc vào lĩnh vực kinh doanh và sự bố trí của chủ doanh nghiệp.
Sau khi đã xây dựng một bộ máy tổ chức hoàn chỉnh, việc tiếp theo của doanh nghiệp là mô tả công việc của từng bộ phận. Mỗi bộ phận có một chức năng riêng nên tính chất công việc sẽ khác nhau. Doanh nghiệp cần mô tả công việc một cách cụ thể, rõ ràng để nhân viên dễ nắm bắt.
Thiết lập quy trình, hướng dẫn công việc
Quy trình hoạt động của doanh nghiệp được thành lập ngay sau khi thành lập doanh nghiệp. Quy trình chỉ rõ cách thức hoạt động của doanh nghiệp. Quy trình hoạt động sẽ được các nhân viên trong doanh nghiệp thực hiện, tránh việc làm sai lệch, không đúng định hướng. Chủ doanh nghiệp nên quy trình hóa các công việc cho hệ thống kinh doanh của mình. Đây sẽ là hình mẫu chung cho hoạt động của doanh nghiệp. Đặc biệt, khi chủ doanh nghiệp thiết lập quy trình sẽ giúp những yêu cầu, mục đích của mình tiếp cận trực tiếp tới nhân viên.
Hướng dẫn công việc từ giám đốc đến nhân viên cần đơn giản, dễ hiểu. Chủ doanh nghiệp sau khi mô tả công việc sẽ phải hướng dẫn cho nhân viên của mình. Vì ban đầu, duy nhất giám đốc hiểu rõ doanh nghiệp cần gì, nhân viên cần làm như thế nào dựa vào tính chất công việc cố định.
Huấn luyện và đào tạo
Dù đã mô tả và hướng dẫn công việc cụ thể, nhưng khi đi vào hoạt động vẫn cần huấn luyện và đào tạo nhân viên. Đi từ lý thuyết đến hành động rất khác nhau. Và ngày càng nhiều thứ thay đổi bên trong doanh nghiệp. Có thể là sự thay đổi về công nghệ, thay đổi trong nội bộ. Nên trong quá trình làm việc, chủ doanh nghiệp thường xuyên tạo các buổi huấn luyện, đào tạo cho cả nhân viên mới và nhân viên cũ. Mục đích của việc đào tạo, huấn luyện là giúp nhân viên nắm bắt được công việc, thích ứng với sự thay đổi. Nhân viên được nâng cấp hơn, thành thạo hơn trong công việc.
Xây dựng hệ thống kinh doanh có môi trường làm việc “tích cực”
Môi trường làm việc ảnh hưởng rất nhiều tới năng suất lao động của nhân viên. Để xây dựng hệ thống kinh doanh thành công, doanh nghiệp cần có môi trường làm việc tích cực. Việc trước tiên để xây dựng được môi trường tích cực là đưa ra văn hóa doanh nghiệp. Văn hóa doanh nghiệp thể hiện mạnh mẽ tầm nhìn và giá trị của doanh nghiệp.
Ngoài ra, văn hóa doanh nghiệp thể hiện sự chuyên nghiệp của nhân viên trong làm việc và ứng xử. Văn hóa doanh nghiệp đúng đắn, mới lại tạo môi trường làm việc mở cho nhân viên thỏa sức thể hiện năng lực bản thân. Điều này sẽ giúp hệ thống kinh doanh hoạt động tối ưu nhất.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp nên thường xuyên tạo ra các cuộc thi đua trong nội bộ để khuyến khích. Các nhân viên sẽ rất hào hứng, làm việc hăng say hơn khi có một mục tiêu cụ thể nào đó trước mắt.
Xây dựng hệ thống kinh doanh ứng dụng công nghệ quản lý
Hiện nay có rất nhiều phần mềm hỗ trợ các doanh nghiệp quản lý hệ thống kinh doanh của mình. Ứng dụng những công nghệ này vào quản lý sẽ giúp chủ doanh nghiệp nắm bắt tốt nhất thông tin liên quan doanh nghiệp. Và dưới đây là một số công nghệ phổ biến được áp dụng vào quản lý doanh nghiệp:
Công nghệ quản lý đơn hàng
Trong kinh doanh, việc quản lý các đơn hàng rất quan trọng. Quản lý đơn hàng là việc kiểm soát lượng hàng hóa bán ra và thông tin vận chuyển. Việc này cần chính xác để việc giao nhận đúng sản phẩm, đúng địa chỉ. Đặc biệt, nó còn giúp doanh nghiệp hạch toán tài chính theo kì. Hiện nay có khá nhiều phần mềm cung cấp dịch vụ quản lý đơn hàng như: KiotViet, WPRO,.. Hoặc có thể sử dụng phần mềm EXCEL trên máy tính, trên Driver đều đem lại hiệu quả tốt.
Công nghệ quản lý nhân viên
Việc quản lý nhân viên là việc mà doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện. Quản lý từ thông tin nhân viên cho đến thời gian làm việc và thành tích đạt được trong quá trình làm việc. Và điều quan trọng với nhân viên là lương và thưởng. Điều này được thể hiện trong việc quản lý từ chủ doanh nghiệp. Nhờ các công nghệ quản lý nhân viên, chủ doanh nghiệp có thể xét thành tích và thưởng, phạt nhân viên. Nhiều năm trở lại đây có một công nghệ rất hiệu quả là máy chấm công. Các doanh nghiệp sử dụng khá nhiều và đem lại thuận lợi cho chủ doanh nghiệp trong việc đánh giá năng lực nhân viên.
Công nghệ quản lý dữ liệu khách hàng
Các doanh nghiệp luôn mong muốn có tập khách hàng trung thành cho riêng mình. Vì thế mà thông tin về khách hàng rất quan trọng trong quá trình kinh doanh. Khi khách hàng sử dụng sản phẩm, dịch vụ của công ty thì thông tin về khách hàng cần được lưu trữ. Việc này phục vụ cho các chương trình sau bán hoặc các chương trình khuyến mãi cho khách hàng cũ.
Xây dựng hệ thống kinh doanh tốt nhà quản trị cần nền tảng quản trị
Điều cuối cùng cũng là điều tiên quyết cho hoạt động của doanh nghiệp diễn ra trơn tru là kiến thức quản trị của chủ doanh nghiệp. Chủ doanh nghiệp cần trang bị các kiến thức về quản trị. Đặc biệt là 4 chức năng quản trị: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát. Các chức năng này giúp chủ doanh nghiệp xây dựng chiến lược kinh doanh, tổ chức bộ máy doanh nghiệp hiệu quả, lãnh đạo và kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp hiệu quả. Các kiến thức này, chủ doanh nghiệp có thể tìm hiểu trên Internet hoặc tham gia các khóa học đều có hiệu quả.
Để xây dựng hệ thống kinh doanh thành công cần rất nhiều công đoạn và sức lực. Chủ doanh nghiệp nên trang bị cho mình càng nhiều kiến thức phù hợp càng tốt. Mong rằng những kiến thức chúng tôi chia sẻ giúp các bạn có cái nhìn tổng quát về hệ thống kinh doanh. Cùng đồng hành cùng ISAAC GROUP để cập nhật thường xuyên những thông tin bổ ích!
Bạn có thể xem thêm: Tâm lý học áp dụng vào bán hàng