Một doanh nghiệp khi mới thành lập cần phải xây dựng cũng như thiết lập được một hệ thống kiểm soát nội bộ quy chế chuẩn, thì mới có thể mang lại hiệu quả cho bộ máy hoạt động sản xuất kinh doanh. Bởi khi đó bộ máy sẽ phát hiện kịp thời được những phát sinh cũng như rủi ro có thể xảy ra. Đồng thời cũng giúp cho bộ máy doanh nghiệp có thể đo lường được hiệu quả công việc và quản lý được nội bộ được chuyên nghiệp hơn. Vậy bạn đã hiểu kiểm soát nội bộ là gì chưa? Cùng tìm hiểu 5 lý do khiến hệ thống kiểm soát nội bộ cần phải có trong doanh nghiệp nhé!
Mục Lục Bài Viết
Hệ thống kiểm soát nội bộ là gì?
Hệ thống kiểm soát nội bộ thực chất là các hoạt động, biện pháp, kế hoạch; quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo cho tổ chức đó hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý. Nói cách khác, đây là tập hợp tất cả những việc mà một công ty cần làm để có được những điều muốn có và tránh những điều muốn tránh.
Hệ thống này không đo đếm kết quả dựa trên các con số tăng trưởng; mà chỉ giám sát nhân viên, chính sách, hệ thống; phòng ban của công ty đang vận hành ra sao và, nếu vẫn giữ nguyên cách làm đó; thì có khả năng hoàn thành kế hoạch không. Ngoài ra, thiết lập được một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ hạn chế đến mức thấp nhất việc thất thoát tài sản công ty.
Tại sao doanh nghiệp cần phải có hệ thống kiểm soát nội bộ?
Kiểm soát nội bộ có vai trò vô cùng quan trọng đối với trong quá trình hình thành và phát triển của một doanh nghiệp; đặc biệt là một doanh nghiệp mới còn trẻ tuổi. Bởi việc kiểm soát được rủi ro và nâng cao được hiệu quả kinh doanh chính là yếu tố cấp bách mà tổ chức cần phải thực hiện. Và kiểm soát nội bộ là một trong những kỹ năng mà một nhà quản lý cần phải nắm được; bởi họ chính là người trực tiếp điều hành bộ máy hoạt động. Dưới đây là 5 lý do khiến doanh nghiệp cần phải có hệ thống kiểm soát nội bộ:
– Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính của công ty.
– Giảm bớt rủi ro không tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh của công ty.
– Giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với công ty do bên thứ ba hoặc nhân viên của công ty gây ra.
– Giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên mà có thể gây tổn hại cho công ty.
– Ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro chưa đầy đủ.
Những yếu tố cốt lõi của hệ thống kiểm soát nội bộ
Đối với mỗi doanh nghiệp thì đều có những quy định; phương pháp định hướng phát triển hay quản lý nội bộ khác nhau. Tuy nhiên để có thể thực hiện được hệ thống kiểm soát nội bộ ưng ý thì các bạn cũng sẽ phải đảm bảo được các yếu tố như:
Môi trường kiểm soát
Là những yếu tố của công ty ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống này và là các yếu tố tạo ra môi trường mà trong đó toàn bộ thành viên của công ty nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ. Ví dụ, nhận thức của các nhà quản lý về liêm chính và đạo đức nghề nghiệp; về việc cần thiết phải tổ chức bộ máy hợp lý, về việc phân công; ủy nhiệm rõ ràng về việc ban hành bằng văn bản các nội quy; quy chế, quy trình kinh doanh … Một môi trường kiểm soát tốt sẽ là nền tảng cho sự hoạt động hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Các yếu tố bên ngoài
Đó là những tiến bộ công nghệ làm thay đổi quy trình vận hành; thói quen của người tiêu dùng về các sản phẩm/dịch vụ; xuất hiện yếu tố cạnh tranh không mong muốn ảnh hưởng đến giá cả và thị phần; đạo luật hay chính sách mới …
Để tránh bị thiệt hại do các tác động từ yếu tố bên trong lẫn bên ngoài; bạn cần thường xuyên xác định mức độ rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn; phân tích ảnh hưởng của chúng, kể cả tần suất xuất hiện; từ đó vạch ra các biện pháp quản lý và giảm thiểu tác hại của chúng. Bên cạnh đó, hệ thống thông tin và truyền thông nội bộ của công ty bạn cần được tổ chức sao cho có thể bảo đảm tính chính xác; kịp thời, đầy đủ, xác thực, dễ nắm bắt và đến đúng người có trách nhiệm.
Các yếu tố bên trong
Đó là sự quản lý thiếu minh bạch, không coi trọng đạo đức nghề nghiệp; chất lượng cán bộ thấp, sự cố hỏng hóc của hệ thống máy tính, trang thiết bị; hạ tầng cơ sở, tổ chức và cơ sở hạ tầng không thay đổi kịp với sự phát triển; mở rộng của sản xuất, chi phí quản lý cao, thiếu kiểm tra đầy đủ do xa công ty mẹ hoặc do thiếu quan tâm…
Yếu tố giám sát và thẩm định
Đây là quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng thực hiện việc kiểm soát nội bộ để đảm bảo nó được triển khai; điều chỉnh khi môi trường thay đổi, cũng như được cải thiện khi có khiếm khuyết. Ví dụ, thường xuyên rà soát và báo cáo về chất lượng; hiệu quả hoạt động của hệ thống; đánh giá và theo dõi việc ban lãnh đạo cũng như tất cả nhân viên có tuân thủ các chuẩn mực ứng xử của công ty hay không…
Biện pháp xác định rủi ro
Dù cho quy mô, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa lý khác nhau; nhưng bất kỳ công ty nào cũng có thể bị tác động bởi các rủi ro xuất hiện từ các yếu tố bên trong hoặc bên ngoài. Do đó, hệ thống kiểm soát nội bộ cần có phần xác định các rủi ro.
Mỗi doanh nghiệp đều lựa chọn cho riêng mình cách kiểm soát nội bộ khác nhau; miễn sao nó phù hợp với văn hóa, quy định cùng với mục đích kinh doanh của tổ chức. Hy vọng những thông tin về hệ thống kiểm soát nội bộ mà Isaac chia sẻ phía trên sẽ hữu ích với bạn.
