Làm sao để cân đối tỷ lệ hàng tồn kho hợp lý luôn là một trong những bài toán khó mà mỗi doanh nghiệp, cửa hàng phải trả lời. Khi tỷ lệ hàng tồn kho lớn, doanh nghiệp sẽ tốn nhiều chi phí cho việc dự trữ, thanh lý hay cải tiến hàng bị lỗi thời, xử lý hàng hư hỏng…Ngược lại, khi không có hàng hóa lưu kho cũng có thể khiến cho doanh nghiệp phải đương đầu với không ít rủi ro như doanh thu sụt giảm; mất đi tệp khách hàng tiềm năng.
Có phải bạn đang đâu đầu để đi tìm lời giải cho bài toán hàng tồn kho? Bài viết này Isaac sẽ cung cấp cho bạn những kiến thức cơ bản nhất về hàng tồn kho và bật mí cho bạn cách cân đối tỷ lệ hàng tồn kho hiệu quả.
Mục Lục Bài Viết
Hàng tồn kho là gì?
Hàng tồn kho hay hàng lưu kho, là danh mục nguyên vật liệu và sản phẩm hoặc chính bản thân nguyên vật liệu và sản phẩm đang được một doanh nghiệp giữ trong kho.
Khi nhắc đến hàng tồn kho, không ít người nghĩ đó là những hàng hóa bị tồn đọng do không bán được. Nhưng thực chất, hàng tồn kho còn được hiểu là những sản phẩm được doanh nghiệp giữ lại để bán ra vào kì sau.
Nói cách khác, hàng tồn kho là những mặt hàng dự trữ hay những thành phần tạo nên sản phẩm mà doanh nghiệp sẽ xuất ra sản xuất và bán ra vào những kì sau. Do vậy, hàng tồn kho chính là sự liên kết giữa việc sản xuất và bán sản phẩm đồng thời là một bộ phận của tài sản ngắn hạn. Chiếm tỉ trọng lớn, có vai trò quan trọng trong việc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Hàng tồn kho bao gồm những gì?
Xét về chủng loại hàng hóa
+ Hàng hoá mua về để bán (hàng hoá tồn kho, hàng hoá bất động sản, hàng mua đang đi đường, hàng gửi đi bán, hàng hoá gửi đi gia công chế biến,…)
+ Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán.
+ Sản phẩm dỡ dang
+ Nguyên liệu, vật liệu.
+ Công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường.
+ Chi phí sản xuất, kinh doanh dịch vụ dỡ dang.
+ Nguyên liệu, vật liệu nhập khẩu để sản xuất, gia công hàng xuất khẩu và thành phẩm, hàng hoá được lưu giữ tại kho bảo thuế của doanh nghiệp.
Xét về đặc điểm của hàng hóa
+ Nguồn vật tư: như đồ dùng văn phòng, vật liệu làm sạch máy, dầu, nhiên liệu, bóng đèn và những thứ tương tự.
+ Nguyên liệu thô: là những nguyên liệu được bán đi hoặc giữ lại để sản xuất trong tương lai, được gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường về.
+ Bán thành phẩm: là những sản phẩm được phép dùng cho sản xuất nhưng vẫn chưa hoàn thành; sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm.
+ Thành phẩm: là sản phẩm hoàn chỉnh hoàn thành sau quá trình sản xuất.
Tại sao cần cân đối tỷ lệ hàng tồn kho?
Hạn chế tình trạng thiếu hàng
Nếu bạn không muốn phải loay hoay giải quyết những tình huống khó xử khi hết hàng thì hãy tính toán đến tỷ lệ dự trữ hàng tồn kho. Việc hết hàng sẽ làm giảm doanh thu của bạn. Đặc biệt đó là mặt hàng bán chạy.
Ngoài ra, khi thấy nhiều quầy kệ bị để trống trong cửa hàng của bạn. Khách hàng sẽ có ấn tượng không tốt. Họ cho rằng, bạn không bán được hàng thường xuyên. Chất lượng hàng hóa chắc hẳn có vấn đề gì. Hay họ sẽ cảm thấy rất không hài lòng vì không mua được món hàng mình mong muốn. Thiếu hàng không chỉ làm giảm doanh thu mà còn làm giảm chất lượng dịch vụ, uy tín của bạn.
Tối ưu hóa dự trữ tồn kho
Nhờ vào việc nắm rõ ràng tồn kho an toàn, bạn sẽ tránh được việc mua rất nhiều hàng khi chưa cần thiết. Giữ tồn kho quá cao không chỉ làm gia tăng chi phí cơ hội, giảm tốc độ quay vòng vốn mà còn khiến bạn phải trả thêm lãi tổ chức tài chính nếu phải vay vốn để kinh doanh.
Giảm chi phí lưu trữ và bảo quản hàng hóa
Khi tính toán được tỷ lệ hàng tồn kho, bạn sẽ biết được mặt hàng nào nên dự trữ, mặt hàng nào không. Như bạn đã biết đối với những mặt hàng có hạn dùng như thực phẩm; hàng tươi sống, việc tích trữ rất nhiều tồn kho trong khi không dự báo được chính xác nhu cầu của khách hàng sẽ đem đến rất nhiều rủi ro cho bạn.
Tỷ lệ hàng tồn kho hợp lý, an toàn
Biết được tầm quan trọng của hàng tồn kho là vậy. Nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng làm tốt công tác cân đối tỷ lệ hàng tồn kho hợp lý. Việc lưu kho hàng mang đến cho doanh nghiệp nhiều lợi ích nhưng cũng không ít nguy cơ.
Không phải tồn kho thấp là tốt hay tồn kho cao là xấu. Đâu là tỷ lệ hàng tồn kho hợp lý? Thật khó để trả lời câu hỏi này. Tuy nhiên, cũng theo các chuyên gia đầu ngành, để biết mức tồn kho thế nào là hợp lý, các doanh nghiệp cần:
- Nắm bắt nhu cầu: Cần tập hợp cả số lượng lẫn giá trị về lượng hàng bán ra trong thực tế; lượng tồn kho thực tế; đơn hàng chưa giải quyết,… Bên cạnh đó, việc giám sát những biến động của thị trường, mức tiêu thụ sản phẩm mới,… để doanh nghiệp có bước điều chỉnh kịp thời và hợp lý.
- Hoạch định cung ứng: Phải có kế hoạch đánh giá công suất sản xuất, năng lực tài chính và khả năng cung ứng hàng hóa (đầu vào) từ đối tác. Nếu xét các yếu tố thuận lợi, không bị xáo trộn hoặc có biến động lớn thì chỉ cần duy trì tồn kho ở mức tối thiểu.
- Tính toán lượng đặt hàng: Doanh nghiệp có thể tính toán lượng tồn kho cần thiết theo mô hình EOQ (Doanh nghiệp sẽ tính được lượng hàng phù hợp cho mỗi lần đặt hàng và cứ đến lúc nào cần thì cứ đặt đúng số lượng đó) hoặc mô hình POQ (Áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa, nhưng muốn nhận từ từ, vừa nhận vừa sử dụng).
- Xác định thời điểm đặt hàng: Về lý thuyết, tính toán thời điểm đặt hàng sẽ phụ thuộc vào các yếu tố như: Thời gian từ lúc đặt hàng đến nhận hàng; Nhu cầu nguyên vật liệu.
Bật mí cách cân đối tỷ lệ hàng tồn kho hợp lý hiệu quả
Để có thể tối ưu được tỷ lệ hàng tồn kho, doanh nghiệp cần xác định và theo dõi các chỉ số dưới đây.
Hệ số vòng quay hàng tồn kho
Hệ số vòng quay hàng tồn kho dùng để đánh giá tốc độ luân chuyển hàng tồn kho. Được xác định bằng doanh thu hoặc giá vốn hàng bán chia cho giá trị hàng tồn kho trung bình. Hệ số này thường được so sánh qua các năm, đề cập đến số lần mà hàng hóa đã bán ra cho một khoảng thời gian cụ thể.
Nếu hệ số vòng quay hàng tồn kho lớn, thì tốc độ quay vòng của hàng hóa trong kho đang là nhanh. Ngược lại, nếu hệ số này nhỏ thì tốc độ quay vòng hàng tồn kho thấp. Tùy thuộc vào tính chất ngành nghề kinh doanh để cân đối tỷ lệ hàng tồn kho hợp lý. Hệ số vòng quay hàng tồn kho cần phải đủ lớn để đảm bảo mức độ sản xuất và đáp ứng được nhu cầu khách hàng.
Chỉ số về tỷ lệ hoàn vốn hàng tồn kho (tổng lợi nhuận / chi phí hàng tồn kho trung bình)
Tỷ lệ hoàn vốn hàng tồn kho được tính bằng tổng lợi nhuận trên số tiền đã đầu tư vào hàng tồn kho (tổng lợi nhuận/ chi phí hàng tồn kho trung bình).
Tỷ lệ hoàn vốn hàng tồn kho dùng để trả lời các câu hỏi cơ bản như: “Đầu tư vào hàng tồn kho đã cho ra bao nhiêu lợi nhuận?”, “Với mỗi đồng đầu tư vào hàng tồn kho cho ra bao nhiêu đồng lợi nhuận nhận lại?”. Từ đó, có thể xác định xem có đáng để đầu tư vào mặt hàng đó hay không?
Tỷ lệ phần trăm hàng bán (số hàng đã bán / (số hàng còn tồn + số hàng đã bán) x 100%)
Tỷ lệ phần trăm hàng bán: số lượng hàng hóa bán ra so với số lượng hàng hóa nhập từ đầu
Tỷ lệ phần trăm hàng bán = [Số hàng đã bán / (Số hàng còn tồn + Số hàng đã bán)] x 100%
Chỉ số này dùng để đánh giá hiệu suất bán hàng của sản phẩm, cung cấp cho người dùng biết hàng hóa đang chuyển động nhanh hay chậm và cần phải bán bao nhiêu nữa để xả hàng tồn kho. Tỷ lệ phần trăm hàng bán cung cấp những ý tưởng về sản phẩm nào đang bán chạy và cho phép nhà quản lý thực hiện các quyết định tốt hơn nhập hàng gì, bán hàng gì…?
Cách xử lý hàng tồn kho ảo hiệu quả
Xuất hóa đơn bán hàng cho khách lẻ không lấy hóa đơn
Chứng từ gồm: Hóa đơn, phiếu thu, phiếu xuất kho.
Cách này an toàn, song doanh nghiệp phải chịu mức thu thuế 10% GTGT. Đồng thời làm tăng doanh thu bán hàng trong kỳ. Mặc dù thực tế trong kỳ không phát sinh. Theo đó doanh nghiệp cần phải cân đối doanh thu và chi phí để hợp lý tránh phải nộp thuế TNDN.
Xuất hàng tặng, cho biếu nhân viên
Chứng từ gồm: Hóa đơn, phiếu xuất kho, danh sách nhân viên được cho, biếu tặng hàng hóa.
Với trường hợp này, xuất hàng vẫn phải hóa đơn. Hình thức xuất hàng này là một khoản chi có tính chất phúc lợi. Nên nó được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN.
Xuất hàng hóa trả thay lương cho người lao động
Chứng từ gồm: Hóa đơn, phiếu xuất kho, bảng lương
Tương tự đối với trường hợp 2 (xuất hàng cho, biếu tặng nhân viên). Cách làm này doanh nghiệp vẫn sẽ phải chịu thuế đầu ra và thuế TNDN như bán hàng bình thường.
Lập biên bản thanh lý hàng hóa do hàng hóa lâu ngày, khó bán
Chứng từ gồm: Biên bản thanh lý, bảng tổng hợp hàng hóa cần thanh lý, quyết định thanh lý, hóa đơn và phiếu xuất kho.
Đăng ký với Sở Công thương chương trình khuyến mại, quà tặng
Chứng từ gồm: Hợp đồng, hóa đơn phiếu xuất kho, phiếu thu, giấy báo có…
Cách này rất phổ biến. Khi áp dụng các chương trình đều phải bắt buộc là đăng ký với sở Công thương để không bị tính doanh thu trên phần hàng hóa dùng để khuyến mại.
Phần mềm quản lý kho hàng – công cụ hỗ trợ cân đối tỷ lệ hàng tồn kho hợp lý
Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, nhiều chi nhánh được mở thêm thì việc quản lý hàng tồn kho sẽ gặp nhiều khó khăn. Giải pháp được đưa ra ở đây là sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho để có thể đánh giá tình hình tài chính doanh nghiệp tổng quan nhất. Việc xem xét chỉ tiêu hàng tồn kho cần được đánh giá bên cạnh các chỉ tiêu khác như lợi nhuận, doanh thu, vòng quay của dòng tiền…Mọi con số, chỉ tiêu đó bạn đều có thể dễ dàng thống kê bằng việc sử dụng phần mềm.
>>Xem ngay: Bán ngay hàng tồn kho hiệu quả với kinh nghiệp tuyệt vời sau
Bạn muốn kinh doanh an toàn? Bạn luôn muốn hạn chế tối thiểu những rủi ro luôn rình rập xung quanh việc xử lý hàng tồn kho? Isaac hi vọng bài viết này sẽ mang đến cho bạn những kiến thức vô cùng bổ ích ứng dụng vào bài toán cân đối tỷ lệ hàng tồn kho.
