Sơ đồ quản lý kho hàng là một trong những hoạt động không thể thiếu trong kinh doanh. Nếu không quản lý kho một cách hiệu quả; siêu thị của bạn có thể gặp nhiều vấn đề như tồn trữ quá nhiều hay hàng không đủ cho khách. Nhà quản lý nên xây dựng sơ đồ quản lý kho hàng rõ ràng; giúp các công việc được diễn ra suôn sẻ và dễ dàng hơn. Hãy cùng Isaac tìm hiểu các phương pháp vẽ sơ đồ kho hàng đơn giản để ai cũng có thể làm được nhé!
Mục Lục Bài Viết
Sơ đồ kho hàng là gì?
Sơ đồ kho hàng là bản vẽ thể hiện các khu vực trong kho hàng; các giá kệ để sắp xếp hàng hoá; khu vực kiểm hàng, đóng gói hàng,… Bên cạnh các khu vực của kho, sơ đồ kho cũng cần biểu diễn được các vị trí cửa ra vào, đường đi, … để có thể bố trí các giá để đồ và lối di chuyển trong sơ đồ kho sao cho hợp lý.
Một sơ đồ quản lý kho đơn giản và phổ biến nhất sẽ bao gồm: các phần quản lý thông tin hàng hóa, nhập kho, xuất kho, báo cáo tồn kho và kiểm kê kho. Với mỗi cửa hàng bán lẻ với quy mô vừa và nhỏ; nhà quản lý có thể áp dụng sơ đồ quản lý kho một cách linh hoạt; phù hợp với thực tế kinh doanh của cửa hàng mình.
Cách vẽ sơ đồ kho hàng đơn giản
Bước 1. Chuẩn bị sơ đồ mặt bằng kho
Sơ đồ mặt bằng kho sẽ giúp ích rất nhiều nhà quản lý trong khi vẽ sơ đồ. Nếu không lập sơ đồ kho, người quản lý kho sẽ mất thời gian khi tìm kiếm, lấy hàng, đóng gói hàng. Sơ đồ mặt bằng kho nên có đầy đủ các thông tin về kích thước một cách chi tiết. Điều đó giúp tiết kiệm thời gian cũng như việc sắp xếp kho dễ dàng, đạt hiệu quả cao.
Nhà quản lý không nên chủ quan mà bỏ qua bước này. Vì không phải ai cũng có thể nắm rõ các vị trí, lối đi của kho hàng. Và cũng có thể tốn nhiều thời gian cho việc bàn giao cũng như làm quen với kho hàng.
Bước 2. Lựa chọn phương pháp lập sơ đồ kho
Có rất nhiều phương pháp mà nhà quản lý có thể sử dụng để lập sơ đồ kho. Nhưng có 3 phương pháp mà các nhà quản lý hay sử dụng nhất để thực hiện vẽ:
Vẽ sơ đồ bằng Microsoft Excel
Đây cũng là 1 công cụ miễn phí và đơn giản để lập sơ đồ kho hàng. Với Excel, việc bố trí các khu vực kho và tự mình sắp xếp các trang thiết bị theo nhu cầu sẽ rất dễ dàng. Cách sử dụng của Excel cũng dễ thao tác, quen thuộc với đại đa số mọi người.
Sử dụng các phần mềm online
Nếu cần sự thuận tiện thì các phần mềm online sẽ hỗ trợ trong việc vẽ sơ đồ. Các phần mềm có sẵn các template, người dùng chỉ việc chỉnh sửa nội dung mà không cần quá nhiều các thao tác vẽ. Hình ảnh của sơ đồ kho cũng sẽ sinh động hơn. Công cụ này còn gợi ý sẵn các khu vực cơ bản và vị trí phù hợp để có thể bắt đầu vẽ sơ mà không lo thiếu sót hay đi sai hướng.
Thuê kiến trúc sư
Nếu quy mô kinh doanh lớn, kho bãi có diện tích rộng và có rất nhiều hàng hoá; thì nên cân nhắc thuê một đội ngũ kiến trúc sư chuyên nghiệp để thiết kế sơ đồ kho. Họ sẽ có kinh nghiệm và kỹ năng hơn để cho ra một sơ đồ kho phù hợp nhất với kho hàng của bạn.
Bước 3. Bố trí các khu vực kho
Đây là bước cuối cùng để lập sơ đồ kho. Nếu muốn có một sơ đồ hợp lý, bạn cần xác định được các khu vực chính cần có của kho hàng. Sau đó, mới có thể sắp xếp, phân chia thành các khu vực hàng nhỏ hơn.
Một kho hàng thông thường sẽ được chia ra làm 3 khu vực chính:
- Khu vực hoạt động: khu vực diễn ra các hoạt động chính của kho như: nhận hàng, tiếp nhận đơn hàng và đóng gói hàng,…
- Khu vực lưu trữ: là khu vực có các giá, kệ để hàng dùng để lưu kho các sản phẩm. Cần thiết kế sao cho thuận tiện cho việc sắp xếp hàng hoá cũng như nhặt hàng khi có đơn hàng.
- Khoảng trống: các khoảng trống dành cho các lối đi. Cần cân nhắc độ rộng đủ để cho việc di chuyển và lấy hàng dễ dàng. Khoảng trống cần thiết kế theo quy trình quản lý kho thành vòng tròn khép kín sẽ giúp cho việc quản lý kho được hiệu quả hơn.
Một số mẫu vẽ sơ đồ kho hàng tham khảo đơn giản cho siêu thị
Nếu chưa có kinh nghiệm vẽ sơ đồ kho, bạn có thể tham khảo 1 số mẫu sơ đồ kho hàng dưới đây để áp dụng cho cửa hàng bán lẻ của mình nhé!
Một số điểm lưu ý trong vẽ sơ đồ mặt bằng kho hàng
Khi thiết kế kho hàng cần lưu ý một số điểm như:
- Khu vực nhận hàng cần có không gian rộng: Thuận tiện cho việc nhập – xuất kho cần nhanh chóng di chuyển đến khu vực lưu trữ.
- Có cửa thông gió: Để đảm bảo an toàn cho hàng hoá, tránh ẩm mốc, trong kho hàng cần có các cửa thông gió.
- Đảm bảo đủ ánh sáng: Đèn chiếu sáng cần bố trí đủ mật độ trong cả kho hàng, giúp kho hàng không tối tăm, ẩm ướt.
- Trang bị bình cứu hoả: kho hàng là khu vực dễ xảy ra cháy nổ nhất bởi lượng hàng hoá dày đặc cộng với các vật liệu dễ bắt lửa. Vì vậy hãy trang bị cho kho hàng đầy đủ bình chữa cháy phòng chống chữa cháy.
- Có lối thoát hiểm khẩn cấp: để nhân viên làm việc trong kho hàng có thể thoát ra an toàn trong những trường hợp khẩn cấp.
Trên đây là các thông tin cơ bản về sơ đồ kho hàng cũng như cách lập sơ đồ kho hợp lý. Hy vọng, với những thông tin mà Isaac chia sẻ sẽ giúp bạn quản lý kho hiệu quả hơn.
