Giao hàng đã không còn mới lạ gì đối với mỗi doanh nghiệp. Đây chính là khâu cuối cùng nhưng mang tính quyết định để sản phẩm được đến được tay người dùng. Tuy nhiên không ít các doanh nghiệp đều gặp phải các khó khăn trong quản lý giao hàng. Việc này có ảnh hưởng không hề nhỏ tới chất lượng cũng như uy tín doanh nghiệp. Vậy những vấn đề trong quản lý giao hàng là gì? Và các giải pháp cho vấn đề này như thế nào? Hãy cùng ISaac tìm hiểu ngay sau đây.
Mục Lục Bài Viết
Quản lý giao hàng là gì?
Quản lý giao hàng là công việc của nhân viên quản lý đơn. Đảm nhận việc theo dõi thông tin của đơn hàng trong tất cả các khâu. Từ khâu nguyên liệu đầu vào đến lúc trao sản phẩm đến khách hàng.
Công việc yêu cầu phải nắm bắt được thông tin đơn hàng; liên hệ và giải quyết những vấn đề liên quan đến đơn hàng; giải quyết những vấn đề liên quan đến đơn hàng;…
Các vấn đề trong quản lý giao hàng
Có rất nhiều vấn đề được tìm thấy trong quản lý giao hàng. Sau đây hãy cùng tìm hiểu 4 vấn đề phổ biến nhất nhé.
1. Vấn đề hậu cần và lỗi hệ thống
Lỗi hệ thống
Một vấn đề quản lý giao hàng phổ biến đó chính là lỗi hệ thống. Trang web của doanh nghiệp bạn có thể gặp các sự cố kỹ thuật. Các sự cố này có thể là không truy cập được hệ thống; xác định sai thông tin;… Nguyên nhân đến từ công ty lưu trữ mà doanh nghiệp phụ thuộc không chất lượng. Lỗi này gây ra sự chậm trễ trong việc giao hàng do không thể đáp ứng đơn trong hệ thống.
Vấn đề khâu hậu cần
Đây là một vấn đề quản lý giao hàng khá “đau đầu”. Cụ thể, khi có nhiều đơn đặt hàng nhưng khả năng xử lý nhu cầu sản phẩm của hệ thống thấp; không tìm kiếm được các đối tác tin cậy… Vấn đề này có hậu quả rất nghiêm trọng tới kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
2. Dữ liệu khách hàng không chính xác
Rất nhiều doanh nghiệp gặp phải vấn đề sai lệch về dữ liệu. Nguyên nhân từ việc dữ liệu khách hàng không chính xác; hoặc do không được cập nhật thường xuyên.
Tất cả chúng ta đều biết khách hàng là đích đến cuối cùng của sản phẩm. Khi không biết dữ liệu khách hàng điều tất yếu xảy ra đó là không xác định được dung lượng thị trường.
Điều này có thể tạo ra lượng khách hàng ảo những doanh nghiệp vẫn phải đưa vào kế hoạch chăm sóc. Và một khoản chi phí, nhân lực sẽ bị lãng phí. Chưa kể đến việc các đơn hàng sẽ không được giao.
3. Sự cản trở từ các yếu tố ngoại cảnh
Các yếu tố ngoại cảnh cũng làm ảnh hưởng đáng kể đến việc quản lý giao hàng. Đặc biệt là về thời lượng và chất lượng giao hàng. Yếu tố kể đến như thời tiết, giao thông,… Một ví dụ khi trời mưa lớn hay vào giờ cao điểm, thời gian giao hàng sẽ bị chậm trễ. Việc quản lý đơn hàng cũng cần dự trù đến những trường hợp này để có cách giải quyết linh hoạt nhất.
4. Vấn đề về việc kiểm soát nhân viên
Nhân viên giao hàng đóng vai trò hết sức quan trọng trong quá trình giao hàng. Những vấn đề xảy ra như không kiểm soát đơn hàng đã giao, chưa giao và không giao được. Lượng đơn hàng lớn đi kèm lượng dữ liệu lớn. Từ đó dẫn đến sự khó khăn trong việc kiểm soát trạng thái của đơn hàng. Điều này gây ra tình trạng nhân viên mất chủ động trong việc tư vấn và dễ bị trả hàng. Cộng thêm thời gian làm việc của nhân viên giao hàng chủ yếu là ở ngoài và không thể kiểm soát chính xác họ đã đi những đâu, làm những việc gì.
Một số sai sót từ nhân viên có thể là.
- Nhân viên báo cáo sai
- Thu thêm tiền của khách
- Nhân viên giao hàng chậm do chờ đơn, ghép đơn
Các giải pháp quản lý giao hàng hiệu quả
Dựa vào các vấn đề đã được nêu trên mà các giải pháp sau đây được đưa ra nhằm khắc phục những khó khăn mà doanh nghiệp đang gặp phải trong việc quản lý hiệu quả giao hàng.
1. Quản lý nhân viên giao hàng
Như đã đề cập về tầm quan trọng của nhân viên giao hàng. Việc khác biệt giữa cách thức hoạt động của các nhóm nhân viên đòi hỏi sự đa dạng và linh hoạt trong khẩu quản lý.
Áp dụng các biện pháp quản lí nhân viên
Định mức (KPI) cho nhân viên giao hàng là một phương án hiệu quả cho việc quản lý giao hàng. Điều này giúp nhân viên xác định rõ công việc của mình và hoàn thành tốt nhiệm vụ mà còn hỗ trợ chủ cửa hàng đánh giá hiệu quả nhân viên chính xác, khách quan.
Ngoài KIP, bạn cũng cần xây dựng quy trình báo cáo giao hàng để quản lý nhân viên qua các báo cáo hoạt động và tiến độ. Việc áp dụng các biện pháp này sẽ làm hệ thống quản lý được bài bản và hiệu quả hơn. Đảm bảo tính chính xác và tiết kiệm thời gian cho công việc giao hàng.
Ứng tiền nhận hàng
Với các đơn hàng trong nội thành, cửa hàng nên yêu cầu shipper phải đặt cọc tiền khi nhận hàng. Nhờ đánh vào tài chính sẽ giúp nâng cao trách nhiệm của nhân viên. Cũng như hạn chế tối đa tình trạng shipper không trả tiền cho cửa hàng.
Thường xuyên kiểm tra công việc giao hàng
Hoạt động kiểm tra cần diễn ra với tần suất cao. Để đảm bảo tiến độ và sự chính xác trong hoạt động giao hàng. Thông qua các kết quả theo dõi đánh giá, cửa hàng có thể đề xuất các cải tiến giao hàng, các ưu đãi cho nhân viên. Từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ, tìm ra những shipper tiềm năng.
2. Lập bảng, sổ theo dõi giao hàng, thu chi
Một phương pháp quản lý giao hàng hiệu quả khác đó là theo dõi thông tin đơn hàng và thu chi qua bảng, sổ sách. Các bảng tổng hợp các thông tin về mã vận đơn, tiền thu hộ, tiền hàng,… Những bảng giúp ghi chép lại các dữ liệu, từ đó chủ cửa hàng có thể dễ dàng kiểm soát hoạt động giao hàng.
3. Ứng dụng công nghệ vào quản lý
Với lượng đơn hàng lớn cùng hệ thống nhân viên giao hàng rộng, phương pháp kiểm soát truyền thống sẽ gặp nhiều khó khăn. Đặc biệt là vấn đề thời gian và nhân lực. Chính vì vậy ứng dụng công nghệ vào quản lý đang là xu hướng chung của các doanh nghiệp, cửa hàng.
Ứng dụng công nghệ để theo dõi và quản lý công việc dễ dàng hơn. Những phần mềm quản lý giao hàng không chỉ có thể tổng hợp đầy đủ thông tin đơn hàng mà còn có thể theo dõi vị trí cùng lộ trình di chuyển của shipper. Cộng thêm các tính năng tự động tính phí; cập nhật trạng thái hàng tồn kho;…
4. Quản lý giao hàng tốt các dịp lễ
Lượng hàng có thể thay đổi dựa vào các ngày. Khi các ngày lễ, các đơn hàng sẽ tăng vọt nhanh chóng. Một điều đáng ngại đó là ngày lễ đều là những ngày “nghỉ ngơi” của các shipper. Hay thậm chí, bạn nhận ra kho của bạn đã hết sản phẩm mà khách đặt. Để tránh những việc này bạn nên kiểm tra kĩ càng. Nhất là dự trù đơn trước những ngày lễ.
Lời kết
Trên đây, ISaac đã đề cập tới những vấn đề cùng các giải pháp giúp khắc phục các tình trạng khó khăn trong giao hàng của doanh nghiệp. Quản lý giao hàng không chỉ có vai trò rất lớn cho uy tín và chất lượng của doanh nghiệp mà còn đáp ứng được nhu cầu về tiêu thụ cùa khách hàng. Hy vọng với những kiến thức trên, các doanh nghiệp có thể tìm được hướng đi cho mình để có một hệ thống giao hàng thật hiệu quả!
