Bất kỳ một mô hình hoạt động nào việc vận hành đều phải tuân thủ theo các nguyên tắc, Quy trình cơ bản chuẩn nhất định. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp có kho hàng hóa lại càng phải lưu ý hơn. Vậy quy trình quản lý kho hàng như nào gọi là chuẩn và chính xác cho cửa hàng bán lẻ? Để trả lời câu hỏi này hãy cùng ISAAC tìm hiểu ngay nha!
Mục Lục Bài Viết
Sự cần thiết của quy trình quản lý kho hàng
Lợi ích hàng đầu của quy trình quản lý kho chính là giúp các hoạt động trong kho vận hành trơn tru, xuyên suốt. Khi đã có quy trình mẫu chuẩn, các bộ phận chỉ việc dựa vào đó và tuân thủ theo.
Quy trình quản lý kho khoa học giúp người làm chủ bám sát được tình hình xuất nhập kho, số lượng và chất lượng hàng hóa đang lưu trữ để có những chiến lược phát triển cho phù hợp.
Với góc độ của người làm chủ, nếu quy trình quản lý kho hàng hóa được áp dụng thống nhất. Và nhân viên tuân thủ nghiêm túc sẽ giúp họ có thể yên tâm hơn để tập trung cho các vấn đề quan trọng khác.
Mọi hình thức hoạt động trong kho như nhập, xuất, chuyển, tạo nhãn,… Đều được chia ra từng khâu với từng người và ứng với từng bộ phận đảm trách cụ thể. Điều này giúp tăng tính trách nhiệm cho nhân viên của bạn.
Quy trình nhập xuất kho hàng hóa chuyên nghiệp sẽ giúp thời gian cho các quá trình được rút ngắn. Không những tiết kiệm thời gian, nhân lực và cả chi phí cho doanh nghiệp.
Quy trình quản lý kho tạo phong cách làm việc nhanh gọn, chuyên nghiệp. Tăng sự hài lòng của khách hàng mà bạn đang phục vụ, quan trọng nhất là tăng thêm doanh số.
Các quy trình quản lý kho hàng chuẩn
Có thể chia hoạt động của kho hàng thành 3Q hình thức cơ bản: Quản lý mã hàng (tạo mới, thay đổi hoặc hủy bỏ), Quản lý nhập kho (nhập kho mua hàng hoặc trực tiếp) và Quản lý xuất kho (xuất kho bán hàng, sản xuất, lắp ráp hoặc chuyển kho trong cùng hệ thống). Tương ứng với mỗi hình thức sẽ có quy trình quản lý với các bước cụ thể như sau:
Quy trình quản lý mã hàng
Bước 1: Khi phòng kế hoạch hoặc cấp quản lý trực tiếp có nhu cầu thêm mới hay thay đổi hoặc xóa bỏ mã hàng. Đầu tiên sẽ gửi yêu cầu cụ thể tới bộ phận hoặc là người phụ trách mã hàng.
Bước 2: Bộ phận mã hàng sẽ căn cứ vào thông tin yêu cầu, kiểm tra sự tồn tại của mặt hàng và đối chiếu.
Bước 3: Thực hiện cập nhật:
Với yêu cầu cấp mã mới: Áp dụng cho những sản phẩm mới vừa nhập kho; chưa tồn tại mã hàng trong kho trước đó. Cán bộ phụ trách sẽ dựa vào tính chất hàng hóa, phân loại để đặt mã hàng theo quy tắc chung. Sau đó cập nhật thông tin sản phẩm vào hệ thống.
Với yêu cầu thay đổi hoặc xóa mã hàng: Xem xét yêu cầu, đánh giá sự cần thiết. Nếu hợp lý sẽ tiến hành xóa hoặc cập nhật mã mới theo tiêu chuẩn. Còn không sẽ thông báo từ chối yêu cầu của phòng kế hoạch.
Bước 4: Thông báo về sự thay đổi mã hàng cho các bộ phận liên quan. Sự thống nhất mã hàng sẽ tạo thuận lợi cho quy trình lưu kho hàng hóa siêu thị mini, cửa hàng tạp hóa bán lẻ về sau.
Quy trình quản lý hoạt động nhập kho
Các bước chi tiết về nhập kho hàng hóa:
Bước 1: Thông báo kế hoạch nhập nguyên vật liệu
Bộ phận đề xuất (phòng kinh doanh, thủ kho,…) khi có yêu cầu nhập nguyên vật liệu phục vụ cho các hoạt động của doanh nghiệp. Sẽ có nhiệm vụ thông báo kế hoạch cho các bộ phận liên quan (Bảo vệ, kế toán, kho, Phòng kế hoạch vật tư, Phòng quản lý chất lượng,…). Để kịp thời bố trí nhân sự và cập nhật thông tin.
Bước 2: Kiểm tra hàng và đối chiếu
Thủ kho căn cứ vào đơn đặt hàng hoặc phiếu đề nghị mua hàng ban đầu. Tiến hành đối chiếu với số lượng nguyên vật liệu nhập vào, đồng thời kiểm tra về chất lượng. Sau đó nhận từ nhà cung cấp hóa đơn (phiếu giao nhận) của mặt hàng đã nhận.
Nếu doanh nghiệp của bạn có thêm bộ phận quản lý chất lượng. Thì cán bộ chịu trách nhiệm sẽ kiểm tra lại nguyên vật liệu một lần nữa với mục đích đảm bảo chất lượng đầu vào. Sau đó theo đúng quy trình, hàng được phát hành phiếu kiểm tra và thử nghiệm. Có xác nhận đóng dấu của bộ phận quản lý chất lượng và nhà cung cấp.
Nếu có bất kỳ hư hỏng hoặc sai lệch nào cần lập biên bản ngoài ra cần thông báo lại ngay với đơn vị đề xuất để kịp thời khắc phục. Có thể nhập lại đủ nguyên vật liệu đạt tiêu chuẩn.
Bước 3: Lập phiếu nhập kho
Khi việc kiểm kê hoàn tất và không có sai lệch, toàn bộ thông tin giấy tờ sẽ được chuyển cho bộ phận kế toán để đối chiếu lại một lần nữa trước khi lập giao dịch mua và in phiếu nhập kho.
Phiếu nhập kho gồm 3 liên và có chữ ký xác nhận của thủ kho, bên giao hàng. Một liên thủ kho lưu lại, một liên do kế toán giữ và liên cuối cùng đưa lại cho người giao hàng.
Ở một số công ty thì việc lập phiếu nhập kho sẽ do thủ kho đảm nhận luôn; tùy quy định của từng đơn vị cửa hàng.
Bước 4: Hoàn thành nhập kho
Thủ kho tiến hành nhập kho nguyên vật liệu và sắp xếp vào các khu vực phù hợp. Sau đó ghi nhận thông tin vào thẻ kho.
Tất cả thông tin của hàng hóa sau đó cần cập nhật ngay vào hệ thống quản lý kho hàng.
Quy trình quản lý hoạt động xuất kho
Quy trình xuất kho hàng gồm 5 bước:
Bước 1: Gửi yêu cầu xuất hàng
Bộ phận kinh doanh hoặc đơn vị chịu trách nhiệm gửi lệnh xuất hàng cho kế toán kèm theo đơn hàng.
Bước 2: Kiểm tra tồn kho
Kế toán kho tiến hành kiểm tra tồn kho. Nếu hàng thiếu cần thông báo ngay lại với đơn vị đề xuất.
Trường hợp hàng hóa đầy đủ sẽ tiến hành xuất kho như bình thường.
Bước 3: Lập phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng
Theo nghiệp vụ xuất kho hàng hóa siêu thị mini, cửa hàng bán lẻ thì kế toán sẽ căn cứ thông tin trên đơn hàng để lập phiếu xuất kho (hóa đơn bán hàng) và chuyển cho thủ kho để thực hiện xuất kho theo yêu cầu.
Phiếu xuất kho này tùy theo cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp mà có thể in thành nhiều liên. Trong đó, một liên lưu kế toán giữ, một liên chuyển cho thủ kho thực hiện xuất kho và một liên giao cho bộ phận vận chuyển tiếp nhận hàng.
Bước 4: Xuất kho
Thủ kho dựa vào thông tin trên phiếu xuất kho sẽ thực hiện soạn hàng đầy đủ theo yêu cầu. Phiếu này phải có chữ ký xác nhận đầy đủ của các bộ phận trên.
Bước 5: Cập nhật thông tin
Trong khi thủ kho ghi lại thẻ kho thì kế toán cập nhật lại nhật ký xuất kho và số lượng tồn kho còn lại. Hai bên phối hợp để số liệu được chuẩn xác và thống nhất.
-> Xem ngay: Phần mềm quản lý hàng tồn kho tốt nhất hiện nay
Quy trình xuất để chuyển kho
Quy trình xuất kho hàng hóa siêu thị mini, cửa hàng tạp hóa bán lẻ chuyển kho áp dụng đối với các doanh nghiệp có đồng thời nhiều kho cùng hoạt động. Mong muốn chuyển sang kho khác ngoài hệ thống nhằm mục đích thuận tiện hơn cho việc vận chuyển hoặc kinh doanh, tối ưu hóa hiệu quả trong quá trình lưu trữ và bán hàng.
Bước 1: Đề xuất ban Giám đốc
Đơn vị có nhu cầu xuất chuyển kho gửi đề xuất tới Ban Giám Đốc. Trong đó nêu rõ địa điểm chuyển đi và đến, mức độ cần thiết cùng với mục đích của việc chuyển kho.
Bước 2: Xem xét tính cần thiết của đề xuất
Ban Giám Đốc hoặc người được ủy quyền sẽ xem xét tính cần thiết của đề xuất mà chấp thuận hay từ chối.
Nếu từ chối thì thông báo lại và kết thúc quy trình.
Nếu đồng ý sẽ chuyển yêu cầu cho kế toán.
Bước 3: Kế toán thực hiện in phiếu xuất kho.
Trước đó kế toán hoặc bộ phận chịu trách nhiệm sẽ liên hệ và thống nhất với kho mới về các chính sách cũng như số lượng và thời gian chuyển kho.
Bước 4: Thực hiện chuyển kho.
Hàng hóa cần được kiểm tra kỹ lưỡng và những người có trách nhiệm phải ký nhận đầy đủ vào các biên nhận cần thiết trước khi xuất hay nhập kho.
Bước 5: Kế toán cập nhật lại thông tin trong hệ thống
Lưu ý: các quy trình quản lý kho hàng nêu trên là mẫu tiêu chuẩn để bạn tham khảo. Bởi cấu trúc của mỗi doanh nghiệp sẽ khác nhau. Nên quá trình vận hành hay tổ chức cũng như phân quyền sẽ có nhiều khác biệt.
Với doanh nghiệp nhỏ, thủ kho nếu giàu kinh nghiệm và nắm rõ quy trình xuất nhập kho hàng hóa có thể sẽ được tín nhiệm kiêm luôn nhiệm vụ của kế toán. Trong khi đó tại các công ty lớn, có thể có nhiều thủ kho và nhiều kế toán cùng lúc để quản lý các công đoạn nhất định.
Trên đây sẽ là những kinh nghiệm quản lý kho hàng hiệu quả được ISAAC tổng hợp dành riêng cho các chủ cửa hàng nhỏ. Hy vọng sẽ phần nào giúp bạn có những cách thức quản lý kho hàng hiệu quả hơn trong lĩnh vực kinh doanh của mình.
