Quản lý đơn hàng bằng Excel vẫn luôn là cách mà rất nhiều chủ cửa hàng lựa chọn.Tuy nhiên không phải ai cũng biết cách quản lý đơn hàng bằng excel hiệu quả. Đây được coi là phương thức nâng cao hiệu quả quản lý và kinh doanh mà không tốn bất kỳ chi phí nào.
Vậy quản lý đơn hàng bằng excel như thế nào? Chi tiết từng bước có gì cần lưu ý hay không? Hãy theo dõi hết bài viết dưới đây để cùng ISAAC GROUP tìm ra câu trả lời nhé!
Mục Lục Bài Viết
Mẫu file quản lý đơn hàng bằng excel mới nhất
Để tạo một mẫu file excel quản lý đơn hàng rất đơn giản. Chỉ cần máy tính của bạn từ Office 2013 là bạn đã có thể cài excel về máy. Sau khi click vào biểu tượng excel bạn sẽ bắt đầu tạo file quản lý đơn hàng. File excel này sẽ giúp bạn theo dõi tình hình đơn hàng của shop một cách dễ dàng và thuận lợi hơn rất nhiều so với việc bạn sử dụng sổ sách để ghi lại mọi thông tin.
Hơn nữa sau khi nhập đơn vào file excel; chúng sẽ được lưu trữ vĩnh viễn trên máy tính ( trừ trường hợp bạn xóa nó đi ). Mặc dù cách quản lý này ai cũng có thể sử dụng sau khi được nghe hướng dẫn; tuy nhiên để quản lý một cách hiệu quả và tối ưu nhất vẫn cần có những file quản lý dưới đây:
Quản lý trạng thái đơn hàng
Quản lý trạng thái đơn hàng trên excel tức là file giúp việc bạn kiểm tra xem những đơn hàng này đã được giao hay chưa? Khách hàng đã nhận được đơn này hay chưa? Đơn hàng này đã hay chưa thanh toán?…
Cụ thể trong file này bạn cần có những cột cố định sau:
- Tên sản phẩm
- Mã sản phẩm
- Đơn vị tính
- Trạng thái đơn hàng
- Tên nhân viên phụ trách (nếu có)
- Tên khách hàng
Sau khi phân chia trạng thái đơn hàng rõ ràng như vậy; chủ cửa hàng hay các nhân viên có thể dễ dàng nắm bắt thông tin về đơn hàng. Đồng thời giúp bạn quản lý được những đơn hàng xuất kho của mình. Khi đã chủ động kiểm soát được các đơn đặt hàng; nếu có các khách hàng gọi hỏi bạn sẽ nhanh chóng phản hồi lại được mà không mất thời gian xem lại sổ sách.
Quản lý đơn hàng phát sinh
Quản lý danh sách đơn hàng hiện có trong cửa hàng là chưa đủ. Để tối ưu hiệu quả bằng cách quản lý đơn hàng bằng excel bạn cần tạo thêm một file quản lý đơn hàng phát sinh. Trong đó bạn cần nhập đầy đủ các thông tin sau:
- Ngày/ tháng/ năm
- Trạng thái đơn hàng
- Thông tin khách hàng
- Thông tin hàng hóa khách đặt
- Số lượng
- Số tiền
Tùy thuộc vào nhu cầu quản lý riêng của từng cửa hàng hay chủ kinh doanh ngoài những đầu mục trên bạn có thể linh hoạt thêm những trường thông tin khác. Ví dụ như trường người phụ trách nhận đơn phát sinh; trường những lưu ý trong quá trình giao nhận hàng với khách hay một số vấn đề phát sinh để chủ động rút kinh nghiệm và tìm biện pháp khắc phục cho những lần giao hàng sau.
Báo cáo đơn hàng
Tất nhiên một file không thể thiếu sau các tuần, các kỳ kinh doanh là file báo cáo đơn hàng. File này giúp bạn tổng hợp lại số lượng đơn hàng đã xuất. Từ đó tính toán và đối chiếu được doanh số cũng như doanh thu mà cửa hàng đã đạt được trong tuần/ tháng/ quý là bao nhiêu.
Hơn nữa dựa vào thông tin ngày/ tháng/ năm đã cập nhật trong các file trên; bạn hoàn toàn có thể nắm bắt được những ngày nào bán hàng tốt; những ngày nào bán hàng chậm để đưa ra các chiến lược cải thiện phù hợp trong tương lai.
Ví dụ như dựa vào hai file quản lý bán hàng bằng excel ở bên trên chủ cửa hàng có thể thấy những ngày cuối tuần số lượng đơn hàng cao hơn những ngày thường trong ngày. Do đó trong tháng hoặc mỗi tuần; tùy thuộc vào năng lực của mỗi cửa hàng; bạn có thể tung ra các chương trình ưu đãi hoặc quà tặng hấp dẫn để thu hút thêm nhiều khách hàng hơn.
Tóm lại trong file báo cáo đơn hàng cần đảm bảo các đầu mục sau:
- Ngày/ tháng/ năm theo dõi
- Doanh số thu được trong tuần/ tháng/ quý ( tùy thuộc vào yêu cầu của từng cửa hàng)
- Trạng thái
- Tổng số lượng đơn
- Nhân viên phụ trách (nếu có)
- Doanh số của nhân viên phụ trách (nếu có)
Mọi thông tin về số liệu đơn hàng của mình, bạn sẽ dễ dàng xem được mỗi khi mở file này. Như vậy so với việc quản lý bằng sổ sách truyền thống thì quản lý đơn đặt hàng bằng excel nhanh chóng và tiện dụng hơn rất nhiều.
Ưu – nhược điểm khi quản lý đơn hàng bằng excel
Mặc dù phương thức quản lý đơn hàng bằng excel được sử dụng rất phổ biến trên toàn thế giới tuy nhiên nó vẫn có những ưu – nhược điểm nhất định. Vậy những ưu – nhược điểm đó là gì?
Ưu điểm khi quản lý đơn hàng bằng excel
Ưu điểm đầu tiên mà ta dễ dàng nhìn thấy là nó thuận tiện và nhanh chóng hơn rất nhiều so với việc quản lý đơn hàng bằng cách ghi chép sổ sách thông thường. Đó là chưa kể đến việc ghi chép bằng sổ sách có thể bị phai mờ hoặc rách nát theo thời gian. Điều đó đồng nghĩa với việc quản lý đơn hàng bằng excel tiết kiệm thời gian và công sức của các chủ cửa hàng và nhân viên.
Thứ hai các file bảng tính này còn có thể thay đổi hoặc chèn hàng, chèn cột, xóa hàng, xóa cột rất linh hoạt giúp bạn có thể chỉnh sửa một cách dễ dàng; nhất là khi bạn muốn thêm bất kỳ thông tin nào đó vào file quản lý của mình.
Thứ ba bằng cách nhấn tổ hợp phím ctrl + F bạn còn có thể tìm kiếm thông tin khách hàng; sản phẩm hay ngày tháng năm xuất đơn một cách nhanh chóng mà không cần rà soát từng hàng như ở sổ sách.
Thứ tư; ở trang tính excel còn có các hàm (SUM), hàm điều kiện (If), hàm tìm kiếm (Lookup)…giúp bạn dễ dàng hơn trong việc tính toán các số liệu để báo cáo doanh thu.
Cuối cùng là cách quản lý này hoàn toàn miễn phí. Bạn sẽ không phải mất bất kỳ chi phí nào từ khi tải ứng dụng về máy cho đến khi sử dụng. Chỉ cần cài trực tiếp excel trên máy tính là có thể dùng được ngay lập tức.
Nhược điểm khi quản lý đơn đặt hàng bằng excel
Bên cạnh những ưu điểm trên, khi quản lý đơn hàng bằng excel vẫn tồn tại một số hạn chế sau:
File excel sẽ trở nên phức tạp hơn rất nhiều nếu quản lý những sản phẩm có nhiều thông tin. Vì vậy cách quản lý này chỉ áp dụng cho những cửa hàng có số lượng hàng hóa ít và yêu cầu quản lý những trường thông tin đơn giản.
Nếu không cẩn trọng trong việc sử dụng các hàm excel; bạn sẽ rất dễ để xảy ra sai sót hay nhầm lẫn. Thêm nữa là tính bảo mật của các file excel không cao; chúng dễ bị virus từ máy tính ăn cắp và không thể thu hồi dữ liệu.
Trên đây là tất tần tận về cách quản lý đơn hàng bằng excel. ISAAC GROUP mong rằng bài viết đem lại những thông tin hữu ích cho bạn. Nếu thấy hay hãy truy cập website isaac.vn thường xuyên hơn để cập nhật những bài viết mới nhất về kinh doanh nhé! Chúc các bạn thành công!
