Cách quản lý chất lượng toàn diện cho doanh nghiệp

Các yếu tố chính của TQM

TQM có thể được xem là một hệ thống quản lý tổ chức sử dụng chiến lược, dữ liệu và thông tin liên lạc để hình thành nên một bộ máy kỷ luật; sau đó áp dụng vào văn hóa và hoạt động của tổ chức. Dưới đây là 8 nguyên tắc cơ bản của quản lý chất lượng toàn diện:

1. Tập trung vào khách hàng

Nguyên tắc đầu tiên trong số các nguyên tắc là đặt sự quan tâm vào những người mua sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. Khách hàng sẽ là người quyết định chất lượng sản phẩm của bạn. Nếu sản phẩm của bạn đáp ứng đủ yêu cầu; khách hàng sẽ biết rằng họ đã chi tiền cho một sản phẩm chất lượng đáng tiền.

Khi bạn hiểu khách hàng của mình muốn gì, bạn sẽ có cơ hội tốt hơn để tìm ra cách phù hợp để đáp ứng và vượt qua mong đợi của họ.

Để thực hiện nguyên tắc TQM này, bạn cần:

• Nghiên cứu, tìm hiểu nhu cầu và mong đợi của khách hàng.
• Điều chỉnh mục tiêu của tổ chức sao cho phù hợp với nhu cầu của khách hàng.
• Giao tiếp và đo lường mức độ hài lòng; sau đó nghiên cứu kết quả để tìm cách cải thiện
• Quản lý và tạo các mối quan hệ tốt với khách hàng.

2. Sự cam kết của nhân viên

Bạn sẽ không thể tăng năng suất hoặc doanh số mà không có sự cam kết đảm bảo của tất cả nhân viên. Họ cần phải hiểu biết về tầm nhìn và mục tiêu đã được truyền đạt. Phải được đào tạo đầy đủ và được cung cấp các nguồn lực thích hợp để hoàn thành nhiệm vụ nhằm đạt được mục tiêu đúng hạn.

Để thực hiện nguyên tắc TQM này cần:

• Giao tiếp rõ và thừa nhận sự đóng góp của mỗi cá nhân
• Nhấn mạnh rằng mỗi nhóm hoặc cá nhân đã chấp nhận quyền sở hữu. Trao cho họ trách nhiệm để giải quyết vấn đề khi chúng phát sinh.
• Khuyến khích nhân viên tự đánh giá hiệu suất; đồng thời thực hiện các sửa đổi khi cần thiết để cải thiện quy trình làm việc.
• Làm rõ trách nhiệm, cung cấp đào tạo đầy đủ và đảm bảo các nguồn lực của bạn được sử dụng hiệu quả nhất có thể.
• Khuyến khích mọi người liên tục tìm kiếm cơ hội học hỏi và trải nghiệm các vị trí khác nhau để nâng cao kiến ​​thức, năng lực và kinh nghiệm của họ.
• Tạo môi trường để nhân viên có thể thảo luận cởi mở về các vấn đề và đề xuất cách giải quyết.

3. Tuân thủ các quy trình quy định

Việc tuân thủ các quy trình là rất quan trọng trong việc quản lý chất lượng. Các quy trình phải đảm bảo rằng các bước được thực hiện vào đúng thời điểm để đảm bảo tính nhất quán và tăng tốc độ sản xuất.

Để thực hiện nguyên tắc TQM này cần:

• Sử dụng các công cụ như sơ đồ quy trình để xác định và phân định vai trò; trách nhiệm rõ ràng để mọi người biết ai cần làm gì.
• Tạo một kế hoạch để mọi người có thể dễ dàng nhìn thấy các hoạt động cụ thể cần phải hoàn thành nhằm đạt được kết quả như mong đợi.
• Đánh giá tác động của các quá trình và hoạt động đối với khách hàng, nhà cung cấp và các bên liên quan.

4. Hệ thống tích hợp

Thông thường, một doanh nghiệp có nhiều bộ phận khác nhau. Mỗi bộ phận có chức năng và mục đích cụ thể của riêng họ. Trong một hệ thống tích hợp, mọi người trong mọi bộ phận phải hiểu biết thấu đáo về các chính sách, tiêu chuẩn, mục tiêu và quy trình. Các hệ thống tích hợp giúp công ty cải tiến liên tục để đạt được lợi thế so với đối thủ cạnh tranh.

Để thực hiện nguyên tắc TQM cần:

• Thúc đẩy văn hóa làm việc tập trung vào chất lượng.
• Sử dụng sơ đồ và các công cụ hỗ trợ trực quan khác. Giúp nhân viên hiểu khả năng của họ phù hợp như thế nào với công ty.
• Cung cấp đào tạo cho những nhân viên cần tìm hiểu các quy trình mới; những người muốn có cơ hội thăng tiến.

5. Cách tiếp cận chiến lược và hệ thống

Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) mô tả nguyên tắc này như sau:

“Việc xác định, hiểu và quản lý các quá trình có liên quan lẫn nhau như một hệ thống góp phần vào thúc đẩy hiệu quả của tổ chức trong việc đạt được các mục tiêu của mình.”

Để thực hiện nguyên tắc TQM này cần:

• Cung cấp cho nhân viên của bạn các tài nguyên và nguồn đào tạo thích hợp. Giúp họ hoàn thành được các bước riêng lẻ trong quy trình sản xuất.
• Liên tục cải tiến quy trình và sản phẩm; đồng thời nâng cấp thiết bị khi cần thiết để đạt được mục tiêu chung.
• Biến cải tiến liên tục trở thành một mục tiêu đo lường cho tất cả nhân viên.
• Ghi nhận, thừa nhận và khen thưởng đối với những đổi mới và cải tiến quy trình.

6. Cải tiến liên tục

Hiệu quả tối ưu và sự hài lòng của khách hàng sẽ không xảy ra trong ngày một ngày hai. Doanh nghiệp của bạn phải liên tục tìm cách cải tiến quy trình; điều chỉnh các sản phẩm và dịch vụ của bạn khi nhu cầu của khách hàng thay đổi.

Để thực hiện nguyên tắc TQM này cần:

• Thực hiện các chính sách để thiết lập các cải tiến về sản phẩm, quy trình và hệ thống; như là các mục tiêu có thể đo lường được cho các cá nhân, nhóm và phòng ban.
• Công nhận, thừa nhận và khuyến khích đổi mới để cải thiện quy trình và phát triển.
• Khuyến khích nhân viên tham gia các buổi đào tạo có sẵn. Học hỏi và đảm nhận các vai trò mới và bổ sung.

7. Ra quyết định dựa trên thực tế

Phân tích và thu thập dữ liệu; đưa ra các quyết định tốt hơn dựa trên thông tin sẵn có để có thể hiểu biết tốt hơn về khách hàng và thị trường

Để thực hiện nguyên tắc TQM này cần:

• Phân tích, kiểm tra dữ liệu để đảm bảo rằng dữ liệu đó đáng tin cậy và chính xác.
• Cung cấp dữ liệu liên quan cho các bên liên quan.
• Sử dụng các phương pháp hợp lệ để thu thập và phân tích dữ liệu.

8. Truyền thông

Tất cả mọi người trong tổ chức đều cần phải biết về các kế hoạch, chiến lược và phương pháp sẽ được sử dụng để đạt được mục tiêu. Sẽ có nhiều rủi ro thất bại hơn nếu bạn không có một kế hoạch dự trù tốt từ trước đó.

Để thực hiện nguyên tắc TQM này cần:

• Thiết lập đường dây liên lạc chính thức để tất cả nhân viên biết về các bản cập nhật, thay đổi chính sách và quy trình mới.
• Khi có thể, hãy để nhân viên tham gia vào việc ra quyết định.
• Đảm bảo rằng mọi người trong mọi bộ phận hiểu rõ vai trò của họ; và cách họ phù hợp với phần còn lại của công ty.