Tại sao cần phiếu xuất kho? Phiếu xuất kho là gì và dùng để làm gì? Đây là loại văn bản rất quan trọng trong kinh doanh đặc biệt là khi quản lý kho hàng. Nhiều chủ doanh nghiệp chủ quan và thường không quan tâm nhiều đến loại phiếu này; dẫn đến những rủi ro không mong muốn.
Vậy tại sao cần tìm hiểu về văn bản này và chúng có vai trò như thế nào? Cần lưu ý những gì khi điền phiếu? Bài viết dưới đây ISAAC GROUP sẽ giúp bạn giải đáp những thắc mắc trên.
Mục Lục Bài Viết
Phiếu xuất kho là gì?
Khi kinh doanh; đặc biệt là trong ngành bán lẻ với số lượng hàng hóa lớn khó kiểm soát các doanh nghiệp buộc phải dùng đến phiếu xuất kho. Đây là dạng văn bản được thiết lập với nhiệm vụ chính là theo dõi chi tiết số lượng hàng hóa; các vật tư cơ sở vật chất; công cụ và các dụng cụ đã xuất để phục vụ cho doanh nghiệp.
Mục đích lập phiếu xuất kho
Mỗi công việc sẽ hỗ trợ những mảnh nhất định trong kinh doanh. Đối với phiếu xuất kho từ việc thống kê chi tiết và rõ ràng mọi vật tư sẽ làm căn cứ cho doanh nghiệp hoạch toán các chi phí sản xuất; các chi phí phát sinh; các dịch vụ đi kèm.
Từ đó giúp doanh nghiệp tính toán giá sản phẩm; kiểm tra mức độ sử dụng và thực hiện các định mức tiêu hao vật tư.
Bố cục phiếu xuất kho
Trong bất kể một văn bản nào sẽ đều có những phần nhất định để tạo nên bố cục chung. Với phiếu xuất kho cũng vậy. Dưới đây là loại văn bản xuất kho thông dụng nhất mà các doanh nghiệp thường áp dụng.
Có thể thấy một văn bản xuất kho sẽ bao gồm những phần sau:
- Tên công ty/ doanh nghiệp và bộ phận công tác
- Tên văn bản: PHIẾU XUẤT KHO
- Thời gian lập phiếu
- Giới thiệu thông tin người lập phiếu và lý do xuất nhập kho
- Bảng thống kê chi tiết
- Chữ ký các bên liên quan.
Cách lập và điền phiếu xuất kho
Góc bên trái của văn bản yêu cầu ghi rõ tên đơn vị hoặc đóng dấu đơn vị kinh doanh, bộ phận sản xuất kho. Các đối tượng thống kê trong phiếu phải là các vật tư, dụng cụ; hàng hóa của một kho; dùng cho một đối tượng hoạch toán hoặc cùng chung mục đích sử dụng.
Khi lập phiếu xuất kho cần lưu ý viết rõ ràng và đầy đủ các thông tin về người lập phiếu; thứ/ngày/tháng/năm lập phiếu; và ý do xuất kho hàng.
Chi tiết bảng thống kê
- Cột A: Thông thường luôn là số thứ tự để phân cách rõ hơn giữa các phần với nhau.
- Cột B: Bao gồm tên sản phẩm; nhãn hiệu; quy cách; phẩm chất vật tư; dụng cụ; sản phẩm; hàng hóa.
- Cột C: Ghi chú mã số sản phẩm
- Cột D: Ghi chú đơn vị thống kê
-
Cột 1: Ghi số lượng theo yêu cầu của người (bộ phận) sử dụng trên chứng từ (hóa đơn hoặc lệnh xuất).
-
Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực tế xuất (trên thực tế số lượng xuất kho có thể bằng hoặc ít hơn số lượng yêu cầu đặt ra ban đầu)
-
Cột 3: Giá xuất kho là giá chưa có thuế cho một đơn vị hàng hóa.
-
Cột 4: Bằng đơn giá nhân với số lượng.
-
Dòng cộng: Cộng các giá trị trên phiếu xuất cho các cột số lượng, đơn giá, thành tiền.
-
Dòng số viết bằng chữ: Ghi diễn giải bằng chữ tổng số tiền ở cột thành tiền trên phiếu xuất kho.
Những người sử dụng phiếu là ai?
Thông thường các doanh nghiệp sau khi lập phiếu sẽ chia làm 3 liên.
- Liên 1 do bộ phận lập phiếu lưu giữ
- Liên 2 do thủ kho lưu giữ để ghi vào thẻ kho. Sau đó chuyển cho kế toán ghi vào sổ kế toán.
- Liên 3 giao cho người nhận hàng kiểm tra.
Tùy theo quy định các nguyên tắc của từng tổ chức; văn bản xuất kho sẽ do các bộ phận khác nhau quản lý và lưu giữ. Sau khi lập xong; phiếu sẽ được chuyển lên phòng giám đốc hoặc người được ủy quyền phê duyệt và ký. Sau khi xuất kho; thủ kho có trách nhiệm ghi vào cột 2 số lượng thực xuất và thứ/ngày / tháng / năm rõ ràng. Khi người nhận đơn đã kiểm tra kỹ lưỡng và ký tên là hoàn thành phiếu.
Trên đây là những giải đáp về phiếu xuất kho. ISAAC GROUP tin rằng những thông tin mà chúng tôi cung cấp sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn về văn bản này và tầm quan trọng của nó như thế nào. Trong kinh doanh mọi khâu đều phải được chuẩn bị thật kỹ càng và chu đáo. Hãy chỉnh chu và chuyên nghiệp ngay từ những thứ nhỏ nhất như phiếu xuất kho.
