Hệ thống POS là một thuật ngữ khá phổ biến trong kinh doanh đặc biệt là đối với các cửa hàng bán lẻ và dịch vụ. Việc khéo léo ứng dụng POS trong công việc bán hàng mang đến những trải nghiệm chuyên nghiệp cho khách hàng. Đồng thời cũng góp phần đem về doanh thu lớn. Cùng ISAAC GROUP tìm hiểu hệ thống POS là gì cùng cách kiểm soát cửa hàng hiệu quả với POS trong bài viết dưới đây nhé.

Hệ thống POS là gì?

PoS là viết tắt của Point of Sale, có nghĩa là điểm bán hàng, quầy bán hàng, quầy tính tiền. Một cửa hàng, siêu thị có thể có một hoặc nhiều POS khác nhau.

Hệ thống Pos

Hệ thống POS là giải pháp quản lý và thanh toán đơn hàng của khách. Trong đó máy POS đóng vai trò trung gian quản lý mọi bộ phận từ thu ngân; quản lý; kho vận cho đến bếp (ngành F&B). Hệ thống POS hoàn chỉnh bao gồm hệ thống phần cứng máy POS bán hàng và phần mềm quản lý bán hàng đi kèm. Tuỳ từng mô hình kinh doanh mà hệ thống POS cũng rất khác nhau.

Phần mềm bán hàng

Phần mềm bán hàng cho phép cập nhật về số lượng hàng hoá xuất – nhập; cũng như theo dõi tình hình doanh thu hay công nợ của từng khách hàng. Thay vì nhà quản lý phải tiến hành cộng trừ từng con số thì hệ thống sẽ tự động cập nhật với từng nghiệp vụ bán hàng; quản lý kho theo thời gian thực.

Nhà quản lý còn có thể theo dõi tình hình kinh doanh của chuỗi nhiều cửa hàng tại một điểm bất kỳ; hay quản lý từ xa qua các thiết bị iPad; máy tính bảng, iPhone. Nhờ đó lý có nhiều thời gian hơn cho các hoạt động đầu tư khác.

Các thiết bị bán hàng

Các thiết bị bán hàng đi kèm gồm: Máy đọc mã vạch phục vụ cho việc quét mã hàng bán; máy in hoá đơn kết nối phần mềm; máy tính bảng bán hàng mang lại tính chuyên nghiệp. Tính minh bạch về giá cả hàng hoá, dịch vụ cũng được thể hiện rất rõ ràng.

Lợi ích khi áp dụng hệ thống máy POS

Con số nghiên cứu thực tế cho thấy tại Việt Nam có đến 90% thị trường bán lẻ vẫn là các cửa hàng truyền thống như chợ, cửa hàng bán lẻ. Trong đó, phương pháp quản lý chủ yếu vẫn là: ghi chép và quyết toán sổ hàng ngày. Cách này dễ gây sai sót trong tính toán và tốn rất nhiều thời gian. Điều này ít nhiều ảnh hưởng tới khả năng quản lý và giảm tính chuyên nghiệp, khả năng bán hàng của các cửa hàng. Áp dụng hệ thống POS vào công việc quản lý cửa hàng sẽ đem lại rất nhiều lợi ích:

Đối với người quản lý

  • Nâng cao chất lượng kinh doanh nhờ vào việc thu hút thêm lượng lớn khách hàng tiềm năng.
  • Đa dạng hình thức thanh toán cho người tiêu dùng.
  • Giảm thiểu chi phí quản lý tiền mặt; hạn chế tối đa rủi ro về tiền giả, tiền rách không lưu thông được trên thị trường; giảm chi phí nhân sự quản lý tiền mặt, kiểm kê tiền mặt; thời gian giao dịch.
  • Dễ dàng quản lý doanh thu thông qua hệ thống báo cáo giao dịch.
  • Tăng khoản lãi từ dòng tiền gửi qua tài khoản tiền gửi thanh toán tại ngân hàng.
  • Xây dựng hình ảnh thương hiệu năng động, bắt kịp kỹ thuật số, công nghệ hiện đại; phù hợp với xu hướng thanh toán không tiền mặt hiện nay của Việt Nam và thế giới.
  • Nhiều ngân hàng cung cấp miễn phí các trang thiết bị không dây và có dây; miễn phí đào tạo hướng dẫn sử dụng ban đầu cho bộ phận bán hàng, thu ngân.
  • Dịch vụ bảo trì, hỗ trợ nhanh chóng
  • Thời gian xử lý giao dịch thanh toán thẻ trên POS nhanh chóng.

Đối với khách hàng

POS chấp nhận thanh toán mọi loại thẻ nội địa và quốc tế trong liên minh Napas, từ đó tạo điều kiện cho người dùng giao dịch mà không cần đem theo tiền mặt; hạn chế được những mất mát, rủi ro. Giao dịch qua thẻ nhanh chóng, tiện lợi, độ bảo mật cao, phù hợp với xu thế thanh toán không dùng tiền mặt.

Cách Kiểm Soát Cửa Hàng Bằng hệ thống POS

Giải pháp quản lý bán hàng qua hệ thống POS giúp cải thiện khả năng bán hàng và quản lý cửa hàng; khắc phục được những bất cập của phương pháp quản lý thủ công hiện nay. Quy trình bán hàng đơn giản, cho phép thao tác rất nhanh và dễ dàng. Không cần nhiều nhân viên bán hàng, sử dụng POS khiến việc bán hàng nhanh hơn, chính xác hơn.

Với những ưu điểm đó, bất kỳ lĩnh vực nào cũng có thể áp dụng hệ thống bán hàng POS. Không chỉ các siêu thị, các trung tâm thương mại, ngay cả các cửa hàng, nhà hàng, các trung tâm vui chơi giải trí cũng thể ứng dụng để quản lý và bán hàng hiệu quả hơn.

Kiểm soát kho hàng, tránh thất thoát bằng hệ thống POS

Trong kinh doanh bán lẻ, thất thoát là điều không thể tránh khỏi và gây đau đầu cho nhiều nhà quản lý. Hệ thống POS giúp kiểm soát quy trình xuất, nhập hàng hóa, hàng tồn kho. Từ đó kiểm soát chặt chẽ, tránh gây thất thoát. Bằng cách sử dụng dữ liệu bán hàng so sánh số lượng hàng hóa đã bán. Từ đó tính toán chênh lệch, thất thoát.

Quy trình vận hành chuyên nghiệp

Hệ thống POS gồm các thiết bị hỗ trợ nhân viên tối đa trong công tác bán hàng. Với POS, công việc tính tiền, in hóa đơn bây giờ đã đơn giản hơn rất nhiều. Quy trình phục vụ nhanh gọn, không gây ra sai sót. Từ đó đem đến cho khách hàng trải nghiệm thoải mái hơn, hình ảnh của cửa hàng cũng trở nên chuyên nghiệp hơn.

Quản lý nhân viên

Với hệ thống POS, nhân viên sẽ được phân quyền tương ứng với từng vị trí công việc. Điều này tránh làm nhân viên mất tập trung, cũng như lạm dụng POS để trục lợi. Các hành động của nhân viên lên POS cũng sẽ được lưu lại nhằm tiện cho việc kiểm tra nếu có thất thoát.

Báo cáo đầy đủ, đầy tính chuyên nghiệp

Thông qua các dữ liệu ghi được trong quá trình kinh doanh, hệ thống POS sẽ tổng hợp và đưa ra báo cáo kinh doanh theo ngày, tháng, quý.. Chuyên nghiệp và kịp thời, POS giúp bạn dễ dàng điều chỉnh, tác động cải thiện công việc kinh doanh.

Hệ thống POS giúp cho công tác quản lý trở nên chuyên nghiệp hơn. Mọi hoạt động kinh doanh luôn được kiểm soát chặt chẽ và chính xác. Tạo dựng sự tin tưởng nơi khách hàng nhờ thông tin giá cả luôn chi tiết, rõ ràng…

Trên đây là những chia sẻ hữu ích về hệ thống quản lý bán hàng PoS. Hi vọng các bạn có thêm cho mình những hiểu biết rõ ràng hơn về thuật ngữ này, cũng như áp dụng thành công trong quá trình quản lý cửa hàng.

Xem thêm: Tăng Gấp Đôi Doanh Số Bán Lẻ Bằng Cách Nào?