Vận tải đường biển là phương thức vận tải phổ biến nhất trong vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu hàng hóa. Vì vậy, việc nắm rõ quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển là một trong những điều các thương nhân cần đặc biệt lưu ý nhằm hạn chế những rủi ro phát sinh trong quá trình nhập khẩu.
Mục Lục Bài Viết
1. Đặt lịch tàu, kiểm tra & xác nhận booking
Trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển, bước đầu tiên là booking tàu sau khi ký kết hợp đồng ngoại thương (sale contract).
Các thông tin cần cung cấp cho hãng tàu: Cảng đi (port of loading), Cảng chuyển tải, Cảng đến (port of discharge), Tên hàng, trọng lượng, Thời gian tàu chạy (ETD), Thời gian đóng hàng, Các yêu cầu khác.
Kiểm tra và xác nhận các thông tin booking: Cảng đi, cảng đến, Nhiệt độ, độ thông gió, Loại container, kích cỡ.
2. Theo dõi tiến trình đóng hàng và thông tin cập nhật từ nhà xuất khẩu
Đối với quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển, công việc thực hiện giám sát, theo dõi toàn bộ tiến trình đóng hàng để cập nhật cho đối tác sẽ do nhà xuất khẩu, đại lý hoặc chi nhánh giao dịch FDW ở Việt Nam
3. Kiểm tra xác nhận chứng từ, hồ sơ liên quan đến lô hàng
Trước khi tiến hành nhập một lô hàng, yêu cầu bên đối tác tiến hành chuẩn bị các chứng từ
4. Nhà nhập khẩu nhận được thông báo khi hàng đến
Trước ngày tàu cập ít nhất 1 ngày sẽ nhận được thông báo hàng đến từ hãng tàu hoặc đại lý.
Tiến hành lấy lệnh giao hàng (D/O) bao gồm các giấy tờ sau: Giấy giới thiệu, Bill gốc, Giấy ủy quyền (nếu có yêu cầu)
5. Đăng ký các chứng nhận liên quan đến lô hàng
Tùy thuộc vào từng loại hàng, mã HS code,.. các quy định của Nhà nước để đăng ký các thủ tục để được cấp các chứng nhận có liên quan.
6. Khai báo hải quan hàng nhập
Đây là bước quan trọng trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển.
Để có thể tiến hành khai báo hải quan, cần phải chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau: Hợp đồng (contract), Hóa đơn thương mại (commercial invoice), Phiếu đóng gói (packing list), Vận đơn (bill of lading), Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa C/O (nếu có), Giấy phép nhập khẩu (nếu có), Các chứng từ khác.
Sau bước này sẽ là bước lên tờ khai hải quan. Hiện nay, có thể khai báo qua mạng qua hệ thống khai báo hải quan điện tử. Để có thể tiến hành khai báo hải quan qua mạng cần có đầy đủ các giấy tờ sau: Sales contract, Commercial invoice, Packing list, Bill of lading, C/O, hóa đơn cước (nếu có) và một số chứng từ liên quan khác.
Ngoài những chứng từ trên, cần lưu ý đến chữ ký số để đăng nhập và truyền tờ khai trên phần mềm khai hải quan điện tử.
7. Mở và thông quan tờ khai; thanh lý tờ khai
Đầu tiên, tiến hành làm thủ tục hải quan tại cảng.
Tiếp theo, tiến hành mở tờ khai. Để thực hiện được bước này, cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau: Giấy giới thiệu, Tờ khai phân luồng, Invoice, Packing list, Bill of lading, Các chứng từ cần thiết khác (C/O, hóa đơn cước, giấy phép nhập khẩu,…).
Sau khi hoàn thành việc nộp thuế và tờ khai được thông quan, tiến hành in mã vạch. Nộp mã vạch + tờ khai đã thông quan cho hải quan giám sát ít nhất là 2 bộ. Hải quan sẽ đóng dấu lên mã vạch và trả lại cho doanh nghiệp 1 bộ, còn 1 bộ hải quan sẽ giữ.
8. Điều kho vận chuyển hàng hóa về kho
Sau khi tiến hành thanh lý tờ khai, đến phòng thương vụ của cảng và mang theo D/O để đóng phí. Tiếp theo, giao cho tài xế các chứng từ như: phiếu EIR, D/O,… để tài xế trình hải quan giám sát cổng và cho xe rời khỏi cảng chờ hàng về kho.
9. Rút hàng và trả vỏ container rỗng
Khi xe chở hàng về đến kho, tiến hành kiểm tra các giấy tờ như: seal, tình trạng container hoặc xe chở hàng,… Sau khi rút hàng xong, tài xế sẽ mang container trả về cảng hoặc ICD.
10. Lưu trữ hồ sơ và chứng từ
Mọi chứng từ, giấy tờ liên quan đến quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển cần phải được lưu trữ kỹ lưỡng. Để đối chiếu trong trường hợp có phát sinh, khiếu nại,…
Các chứng từ cần lưu giữ bao gồm:
- Hồ sơ hải quan, hồ sơ khai bổ sung, hồ sơ đăng ký danh mục hàng hóa miễn thuế, hồ sơ báo cáo sử dụng hàng hóa miễn thuế.
- Hồ sơ xét miễn thuế, giảm thuế, hoàn thuế, không thu thuế.
- Hồ sơ đề nghị xử lý tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nộp thừa,…
- Chứng từ vận tải, phiếu đống gói, tài liệu kỹ thuật,…
- Sổ sách, chứng từ kế toán.
Các thông tin trên đây cung cấp những bước cơ bản cho một quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển. Tùy từng điều kiện giao hàng do bên bán và bên mua thỏa thuận mà mức chi phí vận chuyển, trách nhiệm đối với hàng hóa là khác nhau. Các thương nhân vì vậy cần linh hoạt khi áp dụng quy trình này cho từng trường hợp thực tế.
